IT担当者がいない中小企業へ｜外部IT担当者に依頼できる業務と選び方

「社内にITに詳しい人がいない」

「パソコンやシステムの問題が起こるたびに、詳しい社員が対応している」

「Excelや手作業を減らしたいが、誰へ相談すればよいか分からない」

「ITツールを導入しても、実際の業務で使いこなせていない」

このような課題を抱えている中小企業は、外部IT担当者を活用することで、専任社員を採用せずにIT・システム・業務改善の支援を受けられます。

外部IT担当者へ依頼できるのは、パソコンのトラブル対応やアカウント管理だけではありません。

対応する人材によっては、次のような業務まで依頼できます。

現在の業務フローの整理
Excelや紙で行っている業務の自動化
ITツールの選定と導入
Webシステム・業務システムの開発
既存システムの改善
AI導入・生成AI活用
外部サービスとのAPI連携
システム会社との調整
導入後の継続的な改善

hiro-dev-labでは、相談やアドバイスだけで終わるIT顧問ではなく、必要なシステムや自動化を実際に設計・開発する「実装型の外部IT担当者」として支援します。

この記事では、IT担当者がいない中小企業で起こりやすい問題、外部IT担当者へ依頼できる業務、IT顧問や情シス代行との違い、依頼先の選び方を解説します。

IT担当者がいない中小企業は珍しくない

中小企業では、IT業務だけを担当する社員を配置できず、総務、経理、営業などの社員がIT業務を兼任していることがあります。

パソコンに詳しい社員が、通常業務の合間に次のような対応をしているケースもあります。

パソコンの初期設定
メールアカウントの作成
パスワードの管理
ソフトウェアの導入
Wi-Fiやプリンターの設定
Excelファイルの修正
システム会社への問い合わせ
社員からのIT相談

中小企業基盤整備機構も、IT担当者が一人または兼務となる「ひとり情シス」では、業務の属人化や過重負荷が経営上のリスクになると指摘しています。

日常業務が問題なく進んでいる間は、専任のIT担当者がいなくても大きな問題を感じないかもしれません。

しかし、トラブルやシステム変更が発生した際に、対応方法が分からず、業務が停止する可能性があります。

IT担当者がいない企業で起こりやすい問題

ITトラブルへの対応が遅れる

パソコン、メール、ネットワーク、業務システムなどに問題が発生したとき、原因を調査できる人がいなければ、復旧までに時間がかかります。

例えば、次のようなトラブルです。

パソコンが起動しない
メールを送受信できない
業務システムへログインできない
ファイルを開けない
インターネットへ接続できない
データを誤って削除した
お問い合わせフォームのメールが届かない

IT担当者が兼任の場合、本来の仕事もあるため、すぐに対応できないことがあります。結果として、業務停止時間が長くなる可能性があります。

特定の社員へIT業務が集中する

「パソコンに詳しいから」という理由だけで、特定の社員へIT関連の業務が集中することがあります。

本人しか設定方法やパスワードを知らない状態になると、次のような問題が起こります。

担当者が休むと対応できない
退職すると設定情報が分からなくなる
本来の業務へ集中できない
問い合わせが一人へ集中する
手順が記録されない
他の社員へ引き継げない

担当者個人の知識や記憶に依存するのではなく、アカウント、契約、設定、手順を会社として管理する必要があります。

導入したITツールを使いこなせない

業務効率化のためにITツールを契約しても、導入しただけでは業務は改善されません。

次のような状態になることがあります。

機能を使いこなせない
社員ごとに使い方が違う
既存業務と二重管理になる
データの入力ルールが統一されない
誰も管理者権限を把握していない
月額料金だけを支払い続けている

ITツールの選定では、機能の多さより、自社の業務へ適合するかが重要です。

導入前に現在の業務を整理し、どの作業をどのツールへ置き換えるかを決める必要があります。

手作業やExcel業務が放置される

IT担当者がいない企業では、業務改善の必要性を感じていても、具体的な方法が分からず、手作業が継続することがあります。

例えば、次のような業務です。

同じ情報を複数のExcelへ入力する
メールの内容を管理表へ転記する
毎月同じ帳票を手作業で作る
顧客情報を担当者ごとに管理する
予約状況を紙とExcelで管理する
在庫数を複数のファイルで管理する
集計結果を手作業で報告書へ貼り付ける

一つひとつの作業時間は短くても、毎日・毎月繰り返すことで大きな負担になります。

システム会社と適切に話せない

システム開発会社へ相談する際には、業務内容や必要な機能を説明する必要があります。

しかし、社内にIT担当者がいない場合、次のような問題が発生します。

何を伝えればよいか分からない
見積もりが適正か判断できない
技術用語を理解できない
必要以上の機能を提案される
自社の要望が正しく伝わらない
納品されたシステムを評価できない

外部IT担当者が発注者側に入り、業務整理や要件確認、開発会社との調整を担当する方法もあります。

ITやAIの活用が進まない

ChatGPTをはじめとする生成AIや業務自動化ツールが普及しても、自社のどの業務へ活用できるか判断するのは簡単ではありません。

社員が個別にAIを利用するだけでは、会社全体の業務改善にはつながらないことがあります。

利用ルールがない
入力してよい情報が分からない
回答の品質が担当者ごとに違う
手作業のままコピーしている
既存システムと連携していない
効果を測定できていない

AIを導入する場合も、業務の整理、対象作業の選定、試作、運用ルール、改善が必要です。

IT担当者がいない会社が最初に行うこと

IT担当者がいない状態で、すぐに新しいシステムやツールを導入するのは適切ではありません。

まずは、現在のIT環境と業務を把握します。

1．使用しているIT機器を整理する

次の機器を一覧化します。

パソコン
スマートフォン
タブレット
プリンター
サーバー
ルーター
外付けストレージ
その他の業務機器

誰が、どの機器を使用しているかも整理します。

2．契約しているサービスを整理する

会社で使用しているクラウドサービスやソフトウェアを一覧化します。

メール
ファイル共有
会計ソフト
顧客管理
勤怠管理
チャット
Web会議
予約管理
ホームページ
ドメイン
サーバー
AIサービス

契約者、管理者、料金、利用者、更新日も確認します。

3．アカウントと権限を整理する

誰がどのサービスへアクセスできるかを確認します。

退職者のアカウントが残っていないか、管理者権限が一人だけに集中していないかも確認してください。

4．業務の流れを整理する

システムや自動化を検討する場合は、現在の業務フローを把握します。

例えば、予約受付業務であれば、次のように整理します。

電話・メールで予約を受け付ける
↓
Excelへ入力する
↓
担当者へ連絡する
↓
空き状況を更新する
↓
前日に確認メールを送る
↓
利用後に実績を集計する

どこで時間がかかり、どこで間違いが発生しているかを確認します。

社内の端末、ネットワーク、利用サービスなどを棚卸しし、現状を把握することが改善の第一歩です。

外部IT担当者とは

外部IT担当者とは、社内に専任のIT担当者を雇用する代わりに、外部の専門家へIT関連業務を依頼する方法です。

継続的な契約によって、自社の業務やIT環境を理解した担当者へ相談できます。

一般的な外部IT担当者は、次のような業務を支援します。

ITに関する相談
パソコンやアカウントの管理
ITツールの選定
セキュリティ対策
システム会社との調整
IT資産の管理
社内マニュアルの作成
トラブル対応

情シスアウトソーシングでは、ヘルプデスク、端末設定、保守運用、IT資産管理などが主な支援内容として提供されています。

ただし、外部IT担当者によって、得意な領域は異なります。

パソコンやネットワークの運用に強い担当者もいれば、業務改善、Webシステム開発、AI導入に強い担当者もいます。

依頼したい業務に合った人材を選ぶ必要があります。

外部IT担当者へ依頼できる業務

業務フローの整理

社員へのヒアリングを通して、現在の業務手順を整理します。

誰が作業しているか
どの情報を扱うか
どのツールを使用しているか
どこで時間がかかるか
どこでミスが発生するか
同じ情報を何回入力しているか
担当者しか分からない作業がないか

システムを作る前に、現在の業務を可視化することが重要です。

ITツールの選定・導入

業務に合った既存サービスを調査し、比較します。

Google Workspace
Microsoft 365
Slack
Notion
kintone
各種顧客管理サービス
予約管理サービス
勤怠管理サービス
会計・請求サービス
AIツール

既存サービスで解決できる場合は、独自システムを開発する必要はありません。

必要な機能、費用、運用方法を比較して選定します。

Excel・スプレッドシートの改善

現在使用しているExcelやGoogleスプレッドシートを整理し、入力・集計・出力を効率化します。

入力規則
関数
ピボットテーブル
マクロ
VBA
Google Apps Script
フォーム連携
自動メール
PDF出力
データ集計

小さな改善で解決できる場合は、無理に大規模なシステムを導入しません。

業務自動化

複数のサービスを連携し、繰り返し作業を自動化します。

例えば、次のような自動化です。

フォームの回答を管理表へ登録する
問い合わせ内容を担当者へ通知する
予約完了メールを自動送信する
売上データからレポートを作る
毎月の帳票を自動生成する
ファイルを自動で分類する
顧客情報を複数サービスへ連携する
定期的な通知を送る

GAS、n8n、API、Pythonなど、業務内容に合った方法を選びます。

Webシステム・業務システムの開発

既存ツールでは対応できない場合は、業務に合わせたシステムを開発します。

例えば、次のようなシステムです。

顧客管理
案件管理
在庫管理
予約管理
会員管理
申請・承認
帳票出力
口コミ管理
データ集計
管理画面
社内ポータル

必要な機能から小さく開発し、実際に利用しながら改善できます。

AI導入・生成AI活用

業務内容を確認し、AIを活用できる作業を整理します。

問い合わせ返信案の作成
営業メールの作成
議事録の整理
社内文書の検索
PDFからの情報抽出
報告書の作成
口コミ返信
FAQチャットボット
顧客情報の分類
文書チェック

既製のAIツールだけでは対応できない場合は、AI APIと業務システムを連携します。

既存システムの改善

すでに使用しているシステムへ、機能追加や改善を行います。

入力項目の追加
一覧画面の改善
CSV出力
検索機能
権限管理
メール通知
外部サービス連携
表示速度の改善
不具合修正

現在のシステムをすべて作り直さず、必要な部分だけ改善できる場合もあります。

開発会社・ベンダーとの調整

外部IT担当者が発注者側に入り、開発会社との調整を支援します。

要望の整理
要件の確認
見積もりの比較
仕様書の確認
開発状況の確認
テスト
納品物の確認
運用方法の整理

自社に技術担当者がいない場合でも、外部IT担当者を通して開発会社と話せます。

外部IT担当者と他サービスの違い

サービス	主な役割	実装・開発
外部IT担当者	社内IT全般の継続支援	担当者による
IT顧問	ITに関する助言・方針策定	対応しない場合が多い
ITコンサル	経営課題・IT戦略の整理	別会社が担当する場合が多い
情シス代行	端末・アカウント・ヘルプデスク	業務範囲による
システム開発会社	決められたシステムの開発	対応する
FDE型支援	現場の課題整理から開発まで伴走	対応する

hiro-dev-labが提供するのは、IT相談と実装を組み合わせた支援です。

外部IT担当者として業務へ入り、必要に応じて自動化やシステムを直接開発します。

相談型と実装型の外部IT担当者の違い

外部IT担当者には、大きく分けて「相談型」と「実装型」があります。

相談型の外部IT担当者

ITに関する相談
ツールの提案
セキュリティの助言
ベンダーの紹介
IT方針の整理

実際の設定や開発は、別の会社へ依頼することがあります。

実装型の外部IT担当者

業務ヒアリング
ツールの選定と設定
業務自動化
システム設計
システム開発
AI連携
導入後の改善

相談した担当者が、そのまま実装まで対応します。

担当者が途中で変わらないため、業務上の要望が技術担当者へ伝わりやすくなります。

AIによって外部IT担当者の対応範囲が広がっている

従来、一人の外部IT担当者が対応できる範囲には限界がありました。

現在は、生成AIやAIコーディングツールを活用することで、次の作業を効率化できます。

要件の整理
画面案の作成
プログラムの実装
テストコードの作成
エラー調査
ドキュメント作成
マニュアル作成
データの整理
複数案の比較

経験のあるエンジニアがAIを活用することで、以前よりも広い範囲を一人または少人数で対応できるようになっています。

ただし、AIが自動的に品質を保証するわけではありません。

AIが生成したコードや文章を確認し、業務要件、セキュリティ、運用方法を判断できるエンジニアが必要です。

外部IT担当者と社員採用の違い

比較項目	外部IT担当者	社員採用
利用開始	契約後に開始しやすい	採用活動が必要
費用	必要な時間・業務に応じる	給与・社会保険などが必要
稼働時間	月数時間から調整可能	原則フルタイム
専門性	必要な経験を持つ人へ依頼	採用した人材による
業務理解	継続支援で蓄積する	社内で蓄積しやすい
継続性	契約や担当者に依存	退職リスクがある
内製化	支援内容による	社内へ知識が残りやすい

IT業務が毎日発生する場合や、社内の中核業務を長期的に担当してもらう場合は、社員採用が適しています。

一方、月数時間から数十時間程度のIT業務や、特定の改善プロジェクトから始めたい場合は、外部IT担当者が適しています。

外部IT担当者が向いている企業

次の項目に当てはまる企業は、外部IT担当者の活用を検討できます。

専任のIT担当者がいない
総務や経理がIT業務を兼任している
IT担当者を採用するほどの業務量はない
Excelや紙の業務を改善したい
AIを導入したいが方法が分からない
システム開発会社へ何を伝えればよいか分からない
小さな改善を継続的に進めたい
自社専用のシステムを作りたい
ITツールが増えて管理できていない
開発と相談を同じ担当者へ依頼したい

外部IT担当者が向いていないケース

次のような場合は、一人の外部IT担当者ではなく、専門会社や複数人のチームが適しています。

24時間365日の障害対応が必要
数百台以上の端末を管理する
大規模なネットワークを運用する
高度なセキュリティ監視が必要
短期間で大規模システムを開発する
多数の専門分野を同時に扱う
法令や業界基準への厳格な対応が必要
社内に常駐する専任者が必要

必要な支援内容によって、外部IT担当者、情シス代行、開発会社などを使い分けます。

外部IT担当者へ依頼する流れ

1．相談内容の共有

現在困っていることを共有します。

詳細な仕様書やIT用語は必要ありません。

手作業が多い
Excelが複雑
システムが使いにくい
AIを使いたい
ITツールが多すぎる
誰も管理状況を把握していない

このような状態から相談できます。

2．業務ヒアリング

実際の業務手順、利用者、使用しているツール、発生している問題を確認します。

3．課題と優先順位の整理

すぐに対応すべき課題と、長期的に改善する課題を分けます。

4．改善方法の提案

次の中から適切な方法を検討します。

現在の運用を整理する
既存ツールを設定する
ExcelやGASで自動化する
複数サービスを連携する
Webシステムを開発する
AIを導入する

5．小さく実装する

最初から大規模なシステムを作らず、優先度の高い部分から実装します。

6．現場で利用する

実際の業務で使用し、操作性や不足している機能を確認します。

7．継続的に改善する

利用状況に合わせて修正や機能追加を行います。

外部IT担当者の費用・契約方法

外部IT担当者の契約方法には、主に次の形式があります。

月額契約

毎月一定の時間または業務範囲で継続的に支援します。

定例ミーティング
IT相談
小規模な改善
システムの確認
優先順位の整理
継続的な開発

時間単価契約

実際に対応した時間に応じて費用が発生します。

業務量が一定でない場合に向いています。

プロジェクト契約

システム開発や自動化など、範囲と成果物を決めて依頼します。

月額支援と個別開発の組み合わせ

日常的な相談は月額契約、一定規模以上のシステム開発は個別見積もりとする方法です。

依頼内容、稼働時間、対応範囲によって適切な契約方法は異なります。

外部IT担当者を選ぶポイント

依頼したい業務の経験があるか

パソコン管理、セキュリティ、業務改善、システム開発では、必要な経験が異なります。

相談だけでなく実装できるか

自動化やシステム開発を希望する場合は、実際に設計・開発できるか確認します。

業務内容を理解しようとするか

技術を先に提案するのではなく、現在の業務と課題を確認する担当者が適しています。

既存ツールと独自開発を使い分けられるか

すべてを独自開発すると、費用と保守負担が増えます。

既存サービスで解決できる場合は、その方法も提案できることが重要です。

AIが生成した内容を確認できるか

AIを利用している場合は、コードや文章を誰が確認するかを聞いてください。

引き継げる状態にするか

次の内容を確認します。

ソースコード
アカウント
設定情報
操作手順
使用サービス
データ
管理権限

特定の担当者しか分からない状態を作らないことが重要です。

対応できないことを説明できるか

一人ですべてのIT領域へ対応することはできません。

得意分野と対応できない分野を明確に説明できる担当者を選びます。

hiro-dev-labの外部IT担当者サービス

hiro-dev-labでは、中小企業の業務へ実際に入り、課題整理からシステム開発・AI自動化まで対応します。

相談や提案書の作成だけで終わらず、必要な仕組みを実際に作ることが特徴です。

主な対応内容は次のとおりです。

業務フローの整理
Excel・スプレッドシートの改善
GAS・Pythonなどによる自動化
Webシステム・業務システムの開発
既存システムの改善
API連携
AI導入・AIチャットボット
予約・顧客・在庫管理
帳票・レポートの自動生成
システム開発会社との調整
導入後の継続的な改善

Java、Python、TypeScriptを使用したWebシステム・業務システム開発の経験を生かし、要件整理から設計、開発、テストまで対応します。

IT顧問として助言するだけではなく、FDEのようにクライアントの業務を理解し、必要なシステムを一緒に作る支援です。

IT担当者がいない企業に関するよくある質問

ITの課題が整理できていなくても相談できますか？

相談できます。

現在困っていること、使用しているExcelやツール、業務の流れなどを確認し、課題を整理します。

小さな自動化だけでも依頼できますか？

対応可能です。

Excelの集計、メール通知、フォーム連携、帳票作成など、小さな改善から始められます。

IT顧問との違いは何ですか？

一般的なIT顧問は、相談や助言が中心です。

hiro-dev-labでは、相談内容に応じて自動化やシステムを実際に設計・開発します。

パソコンの故障やネットワークにも対応できますか？

支援内容は、Webシステム、業務システム、AI、自動化を中心としています。

端末修理、大規模ネットワーク、24時間監視などは、専門事業者との連携が必要になる場合があります。

社内に常駐してもらえますか？

オンライン・リモートでの継続支援を基本とし、必要な打ち合わせや業務ヒアリングの方法は個別に調整します。

システム開発だけでも依頼できますか？