Excelの日報集計を自動化する方法｜転記・月次集計・レポート作成を効率化

「社員から提出された日報を毎日Excelへ転記している」

「担当者ごとに別々の日報ファイルがあり、月末に集計している」

「日報を集めるだけで時間がかかる」

「売上や作業時間を毎月手作業で集計している」

このような業務は、自動化できる可能性があります。

日報そのものは1人あたり数分の作業でも、社員数や営業日数が増えると、管理者側の集計負担は大きくなります。

例えば10人の社員から毎日Excel日報を受け取り、

ファイルを開く
↓
内容を確認
↓
集計用Excelへ転記
↓
担当者別に集計
↓
月末にグラフを作成

している場合です。

この処理を自動化すれば、

社員が日報を入力
↓
データを自動集約
↓
担当者別・月別に自動集計
↓
管理者は結果だけ確認

という運用へ変更できます。

Excelをそのまま活用する方法もあれば、Googleフォーム・GAS・Python・Webシステムへ移行する方法もあります。

この記事では、Excelの日報集計を自動化する方法、現在のExcelを改善する方法、ツールの選び方、システム化する判断基準を解説します。

Excelの日報集計でよくある業務

日報には、業種によってさまざまな情報が記録されています。

例えば営業日報なら、

日付
担当者
訪問件数
商談件数
受注件数
売上
顧客名
活動内容
次回予定

などです。

作業日報なら、

日付
担当者
案件
作業内容
作業時間
完了状況
問題点
備考

などがあります。

これらを社員ごとのExcelで提出していると、管理者側では集計作業が必要になります。

日報集計で発生しやすい手作業

例えば、次のような運用です。

社員A_日報.xlsx
社員B_日報.xlsx
社員C_日報.xlsx
社員D_日報.xlsx
↓
管理者がファイルを開く
↓
集計用Excelへコピー
↓
担当者別に集計
↓
月別に集計
↓
グラフ作成

この中には、プログラムで処理できる定型作業が多く含まれています。

Excelの日報集計を自動化できる作業

複数の日報ファイルを一つにまとめる

社員ごとに別ファイルを作っている場合、複数のExcelを自動で読み込み、一つの一覧へ統合できます。

例えば、

田中_20260729.xlsx
鈴木_20260729.xlsx
佐藤_20260729.xlsx

を、

日付
担当者
案件
作業時間
内容

という一つの表へまとめます。

ファイルを指定フォルダへ保存するだけで、集計対象にする仕組みも作れます。

担当者別に自動集計する

日報データから、

担当者別売上
担当者別訪問件数
担当者別商談件数
担当者別作業時間
担当者別案件数

などを自動集計できます。

例えば、

担当者	訪問	商談	受注	売上
田中	42	16	5	1,250,000円
鈴木	38	19	7	1,480,000円
佐藤	45	14	4	920,000円

のような表を作れます。

日別・週別・月別に自動集計する

同じデータから期間別に集計できます。

例えば、

日次
↓
週次
↓
月次
↓
四半期

という集計です。

月末になってから全日報を集め直す必要がなくなります。

案件別に作業時間を集計する

作業日報で、

担当者
案件
作業時間

を入力していれば、案件別の工数を自動計算できます。

例えば、

案件	合計作業時間
A社システム開発	82時間
B社保守	34時間
C社データ移行	21時間

といった集計です。

案件ごとの採算確認にも利用できます。

売上や受注件数を集計する

営業日報なら、

売上
見積金額
受注金額
商談数
成約数

などを集計できます。

毎月手作業で営業実績表を作っている場合は、日報データから自動生成できます。

グラフを自動更新する

集計結果から、

売上推移
訪問件数
受注件数
担当者別実績
作業時間

などをグラフ化できます。

元データが更新されると、集計表やグラフも更新される構成にできます。

未提出者を抽出する

日報を提出していない社員を自動で確認することもできます。

例えば、

本日の対象社員
10名

日報提出済み
8名

未提出
田中
鈴木

という処理です。

さらに、未提出者へ通知する仕組みに発展させることもできます。

日報の入力漏れを検出する

次のような必須項目を確認できます。

日付
担当者
作業時間
案件
活動内容

空欄があれば、

3行目：担当者が未入力
8行目：作業時間が未入力

のようにエラーとして表示できます。

日報集計に時間がかかる原因

社員ごとにファイルが分かれている

例えば20人の社員が、

田中.xlsx
鈴木.xlsx
佐藤.xlsx
...

と別々のExcelを使用している場合です。

管理者は毎回複数ファイルを開く必要があります。

日付ごとにファイルが増える

さらに、

20260701_田中.xlsx
20260702_田中.xlsx
20260703_田中.xlsx

のように日単位でファイルを作ると、年間で大量のファイルになります。

入力形式が統一されていない

例えば作業時間を、

2
2時間
120分
2.0h

と入力すると、そのままでは正しく集計できません。

担当者名の表記が違う

例えば、

田中
田中太郎
田中さん

が混在すると、別の担当者として集計されることがあります。

自由記述が多い

日報のすべてを文章で入力すると、数値集計できません。

例えば、

今日はA社へ訪問し、2時間打ち合わせを実施しました。

だけでは、作業時間を簡単に集計できません。

集計したい情報は、独立した項目として入力する方が適しています。

Excelの日報を自動集計する前に整理すること

集計したい数字を決める

まず、

「日報から最終的に何を知りたいのか」

を整理します。

例えば、

売上
商談件数
作業時間
訪問件数
問い合わせ件数
案件進捗

などです。

必要な数字が決まれば、日報に必要な入力項目も決まります。

入力項目を統一する

例えば営業日報なら、

日付
担当者
顧客
活動区分
売上
活動内容
次回対応日

などへ統一します。

自由入力を減らす

担当者名や活動区分はプルダウンにします。

例えば、

訪問
電話
メール
オンライン商談
事務作業

から選択します。

表記ゆれを防げます。

マスターデータを利用する

例えば、

社員マスター
顧客マスター
案件マスター
活動区分マスター

を用意します。

入力値を統一しやすくなります。

Excelだけで日報集計を自動化する方法

現在のExcelを大きく変えずに改善する方法があります。

SUMIFSを使う

例えば、担当者と期間を条件に売上を合計します。

日報データが一つの表に集約されている場合に有効です。

COUNTIFSを使う

例えば、

担当者別商談数
月別訪問数
ステータス別件数

などを集計できます。

ピボットテーブルを使う

大量の日報データから、

担当者別 × 月別
案件別 × 作業時間
活動区分別 × 件数

などを集計できます。

Excel内で完結する場合は、最初に検討したい方法です。

Power Queryを利用する

複数のExcelやCSVをまとめる場合は、Power Queryを利用する方法があります。

例えば、

指定フォルダ
├─ 田中.xlsx
├─ 鈴木.xlsx
└─ 佐藤.xlsx
↓
Power Query
↓
一つの集計表

という構成です。

プログラムを開発しなくても、定型的なファイル統合を自動化できる場合があります。

VBA・マクロで自動化する

Excel内にボタンを作り、

「日報集計」
↓
複数ファイルを読み込み
↓
データ統合
↓
集計表更新
↓
完了

という処理を作れます。

VBAが向いているケース

Excelだけで完結する
Windows版Excelを利用する
現場がExcelに慣れている
処理量がそれほど大きくない
ボタン操作で実行したい

VBAの注意点

VBAが複雑になると、

「作成者しか修正できない」

状態になることがあります。

大量データや外部システム連携まで必要なら、PythonやWebシステムも検討します。

Googleフォームで日報を入力する方法

Excelファイルを社員ごとに配布するのではなく、フォームから日報を入力する方法があります。

例えば、

Googleフォーム

日付
担当者
案件
作業時間
活動内容

を入力します。

回答すると、

Googleフォーム
↓
Googleスプレッドシート

へ自動的に集約されます。

最初からデータが一か所に集まるため、ファイルを統合する必要がありません。

Googleフォームによる日報のメリット

Excelファイルを配布しなくてよい
スマートフォンから入力できる
データが一か所へ集まる
入力形式を統一しやすい
日付や選択肢を設定できる
GASと組み合わせられる

現場からスマートフォンで日報を提出する業務にも向いています。

GASで日報業務を自動化する

Google Apps Scriptを利用すると、Googleフォームやスプレッドシートの日報をさらに自動化できます。

日報提出時に管理者へ通知する

日報提出
↓
スプレッドシートへ登録
↓
GAS
↓
管理者へ通知

という処理です。

未提出者へ自動通知する

例えば18時になったら、

社員一覧
↓
本日の日報提出者を確認
↓
未提出者を抽出
↓
メール通知

という処理も可能です。

日報を月次シートへ自動集計する

毎日のデータから、

7月集計
8月集計
9月集計

などを自動生成できます。

Pythonで日報集計を自動化する

Excelファイルの数やデータ量が多い場合は、Pythonを利用できます。

例えば、

指定フォルダ内のExcelを取得
↓
すべて読み込む
↓
列名を統一
↓
データを結合
↓
担当者別に集計
↓
Excelレポートを作成

という処理です。

Pythonが向いているケース

Excel・CSVが大量にある
複雑なデータ加工が必要
毎月同じ集計を行う
Excel以外のデータも扱う
データベースと連携する
APIと連携する
サーバー上で定期実行したい

日報集計を毎日自動実行する

Pythonなどをサーバー上で動かせば、

毎日18:00
↓
日報データ集計
↓
レポート生成
↓
管理者へメール

という完全自動の処理もできます。

日報をWebシステム化する方法

利用者が増えたり、履歴・権限・案件管理まで必要になったりすると、専用Webシステムを検討できます。

例えば、

ログイン
↓
日報入力
↓
データベースへ保存
↓
管理者画面
↓
検索・集計

という構成です。

日報Webシステムでできること

日報入力

ブラウザやスマートフォンから入力します。

例えば、

日付
担当者
案件
作業時間
活動内容
次回予定

です。

案件を選択する

案件名を自由入力せず、登録済み案件から選択できます。

これにより、案件別工数を正確に集計しやすくなります。

担当者別集計

管理画面で、

担当者：田中
期間：2026/07/01〜2026/07/31

などを指定して集計できます。

案件別工数

例えば、

A案件
田中 20時間
鈴木 15時間
佐藤 10時間

合計45時間

と表示できます。

ダッシュボード

管理者がログインすると、

本日の提出率
85%

今月総作業時間
1,280時間

期限超過案件
3件

などを確認できます。

CSV出力

月次データをCSVとして出力し、Excelで追加分析できます。

PDFレポート

月報や担当者別レポートをPDF生成できます。

権限管理

例えば、

一般社員
自分の日報だけ

マネージャー
自部署の日報

管理者
全社員

という閲覧制御ができます。

Excel・フォーム・Webシステムの比較

項目	Excel	Googleフォーム・スプレッドシート	Webシステム
導入費用	低い	低い	開発費用が必要
少人数	向いている	向いている	対応可能
複数人	管理が複雑になりやすい	対応しやすい	向いている
スマホ入力	やや不向き	向いている	専用画面を作れる
自動集計	関数・VBA	関数・GAS	自由に実装
通知	VBA等が必要	GASで対応	対応しやすい
権限	限定的	限定的	細かく設定可能
案件連携	工夫が必要	工夫が必要	対応しやすい
API連携	工夫が必要	GAS	対応しやすい

必要な機能によって適切な方法を選びます。

日報をWeb化する判断基準

次の項目が増えてきたら、Webシステム化を検討するタイミングです。

日報を提出する社員が増えた
Excelファイルが大量にある
毎月ファイルを統合作業している
日報の未提出確認に時間がかかる
案件別工数を確認したい
日報と案件管理を連携したい
上司ごとに閲覧範囲を分けたい
スマートフォンから入力したい
日報から自動でレポートを作りたい
他システムへデータを連携したい

ただし、一つ当てはまっただけで専用システムが必要になるわけではありません。

GoogleフォームやGASだけで十分解決できるケースもあります。

日報集計を自動化するときの進め方

1．現在の日報を確認する

社員が何を入力しているか確認します。

2．管理者の集計作業を洗い出す

例えば、

日報ファイルを集める
↓
一つにまとめる
↓
売上を集計
↓
作業時間を集計
↓
グラフ作成

です。

3．不要な項目を整理する

「昔からあるから」という理由だけで入力している項目がないか確認します。

日報の入力負担も減らします。

4．入力形式を統一する

担当者、案件、活動区分などを選択式にします。

5．自動化する範囲を決める

例えば、

第1段階
複数Excelの自動統合

第2段階
担当者別集計

第3段階
グラフ作成

第4段階
未提出通知

というように段階的に進めます。

6．使用する技術を決める

業務内容に応じて、

Excel関数
Power Query
VBA
Googleフォーム
GAS
Python
Webシステム

から選択します。

7．実際のデータでテストする

日報には、

空欄
入力ミス
表記ゆれ
不正な日付

などが含まれる可能性があります。

正常データだけでなく、実際のデータに近い状態で確認します。

日報集計の自動化で失敗しやすいケース

今のExcelをそのまま自動化する

現在の入力項目や運用自体に問題がある場合、そのままプログラム化すると複雑になります。

最初に日報の内容を整理します。

自由入力が多すぎる

集計したい項目は、可能な限り構造化します。

社員ごとにExcelの形式が違う

自動処理では、入力形式を統一することが重要です。

ファイル名だけに依存する

例えば、

田中_20260729.xlsx

から担当者と日付を判断する仕組みにすると、ファイル名を間違えたときに問題が発生します。

可能であればファイル内部にも必要情報を保持します。

集計結果だけ自動化する

日報を集める部分が手作業のままだと、十分な効率化にならないことがあります。

「提出から集計まで」を一つの業務として考えます。

自動化を複雑にしすぎる

社員数が5人程度なのに、大規模な専用システムを開発しても費用対効果が合わない場合があります。

現在の規模に合った方法を選びます。

日報集計の自動化で削減できる時間

例えば、20人分の日報を管理しているとします。

管理者が毎日、

ファイル収集
10分

転記・確認
20分

集計
10分

合計40分使っている場合です。

月20営業日なら、

40分 × 20日
＝ 800分

約13.3時間／月

となります。

年間では約160時間です。

さらに月末レポート作成にも時間がかかっているなら、自動化効果は大きくなります。

実際の削減時間は業務内容によって異なるため、現在の作業時間を測定してから判断します。

日報をなくすという選択肢もある

日報業務を改善する際は、

「日報をどう効率化するか」

だけでなく、

「そもそもこの情報を日報として入力する必要があるか」

も確認します。

例えば、

売上 → 販売システムから取得
訪問予定 → カレンダーから取得
案件進捗 → 案件管理システムから取得
作業時間 → 勤怠・工数管理から取得

できるのであれば、社員へ同じ情報を再入力してもらう必要はありません。

最終的には、

システムから取得できる情報
→ 自動取得

本人しか分からない情報
→ 日報入力

という形が理想です。

日報と案件管理を連携する

日報に毎回案件名を入力しているなら、案件管理システムと連携できます。

例えば、

案件管理
A社システム開発
↓
日報
本日3時間作業
↓
案件の累計工数へ自動加算

という仕組みです。

これにより、

案件進捗
工数
売上
利益

をまとめて確認できます。

日報とAIを組み合わせる

文章で入力された日報をAIで処理する方法もあります。

日報の要約

長い日報から、

本日の実績
・A社打ち合わせ完了
・見積書提出
・B社課題を確認

のような要約を作成できます。

複数人の日報をまとめる

チームの日報をまとめて、

本日のチーム状況
・完了案件 3件
・新規課題 2件
・明日の重要対応 4件

と管理者向けに要約することもできます。

課題を抽出する

日報の文章から、

トラブル
顧客要望
納期遅延
リスク

などの候補を抽出できます。

ただし、数値集計など明確なルールで処理できるものは、AIではなく通常のプログラムで集計した方が安定します。

hiro-dev-labのExcel日報集計・自動化支援

hiro-dev-labでは、中小企業向けに、Excelやスプレッドシートを利用した日報業務の改善・自動化を支援しています。

対応内容の例は次のとおりです。

複数Excelの日報統合
CSVファイルの統合
日次・月次集計
担当者別集計
案件別工数集計
売上集計
グラフ・レポート作成
Excel関数の整理
VBA・マクロ開発
Googleフォームによる日報入力
GASによる自動集計
未提出者への通知
Pythonによる大量データ処理
PDFレポート生成
日報管理Webシステム
案件管理との連携
AIによる日報要約

最初から専用システムを作ることを前提にはしません。

例えば、

現在
社員ごとのExcel日報

第1段階
Excelの入力形式を統一

第2段階
複数ファイルの集計を自動化

第3段階
Googleフォームへ変更

第4段階
案件管理とWebシステム化

という段階的な改善もできます。

現在のExcelで十分対応できる場合は、関数、Power Query、VBAなどを活用します。

大量データや定期処理が必要であればPython、複数人で日報・案件・履歴まで管理したい場合はWebシステムを検討します。

千葉市内では、必要に応じて対面で現在の日報や集計作業を確認できます。

オンラインであれば、千葉県内・全国から相談可能です。

Excelの日報集計に関するよくある質問

複数のExcel日報を一つにまとめられますか？

ファイル形式がある程度統一されていれば、自動統合できる可能性があります。

社員ごとに別ファイルでも集計できますか？

対応可能です。

指定フォルダ内のExcelをまとめて読み込む方法などがあります。

月次集計を自動化できますか？

担当者別、案件別、日付別などの条件で自動集計できます。

グラフも自動更新できますか？

Excelやスプレッドシート上の集計結果から自動更新できるようにできます。

日報をGoogleフォームにできますか？

対応可能です。

スマートフォンから入力し、スプレッドシートへ自動保存できます。

日報の未提出者へ通知できますか？

社員一覧と提出状況を比較し、未提出者へメールなどで通知できます。

PythonでExcelの日報を集計できますか？

複数ファイル、大量データ、複雑な加工などではPythonを利用できます。

日報と案件管理を連携できますか？

案件を選択して日報を登録し、案件別の工数へ反映する仕組みを作れます。

日報をスマートフォンから入力できますか？

GoogleフォームやWebシステムを利用する方法があります。

AIで日報を要約できますか？

文章形式の日報をAIで要約し、管理者向けにまとめることができます。

毎日の日報集計に時間を使っている方へ

日報の集計は、1回あたりの作業時間が短くても、毎日繰り返すことで大きな負担になります。

特に、

社員ごとにExcelが分かれている
毎日ファイルを集めている
集計用Excelへ転記している
月末に担当者別集計をしている
グラフを毎月作り直している
未提出者を手作業で確認している
案件別の作業時間を手計算している

という場合は、自動化を検討する価値があります。

解決方法は一つではありません。

Excel関数やPower Queryだけで十分な場合もあれば、VBA、GAS、Pythonが適する場合もあります。

さらに複数人での入力、権限、案件管理まで必要になれば、Webシステム化も選択肢になります。

hiro-dev-labでは、現在の日報と集計作業を確認し、

Excel改善・VBA・GAS・Python・Webシステムの中から、業務規模に合った方法を提案・実装します。

Excelの日報集計・業務自動化について相談する