「在庫が少なくなっていることに気づかず、欠品してしまった」
「毎日Excelを開いて在庫数を確認している」
「発注点を下回った商品だけ担当者へ知らせたい」
「在庫不足をメールやSlackへ自動通知したい」
このような業務は、自動化できる可能性があります。
在庫管理では、現在在庫を正しく把握するだけでなく、
必要なタイミングで発注につなげること
が重要です。
例えば、商品Aについて、
現在在庫
18個
発注点
20個
だったとします。
この場合、
現在在庫 <= 発注点
になった時点で、
商品Aの在庫が不足しています
現在在庫：18個
発注点：20個
と担当者へ自動通知できれば、在庫表を毎日目視確認する必要がありません。
Excelの条件付き書式だけでも在庫不足を見つけやすくできます。
さらに、
- Google Apps Script
- Python
- メール
- Slack
- Chatwork
- Microsoft Teams
- Webシステム
などを組み合わせれば、担当者へ自動通知する仕組みも作れます。
この記事では、在庫不足を自動通知する方法、発注点の考え方、Excel・スプレッドシートでの実装方法、通知設計の注意点、Webシステム化する判断基準を解説します。
在庫不足通知とは
在庫不足通知とは、商品の現在在庫が設定した基準以下になったときに、担当者へ自動的に知らせる仕組みです。
例えば、
商品A
発注点 20
商品B
発注点 50
商品C
発注点 10
と設定します。
現在在庫が、
商品A
18
商品B
72
商品C
8
なら、
商品A
通知
商品B
通知しない
商品C
通知
となります。
在庫不足を目視確認する問題点
Excelで在庫管理している企業では、
在庫一覧を開く
↓
在庫数を見る
↓
少ない商品を探す
↓
発注担当へ連絡
という作業を行うことがあります。
商品数が少なければ問題ありません。
しかし、数百・数千商品になると、毎日すべて確認することは難しくなります。
確認自体を忘れる
最も単純な問題です。
忙しい日に在庫表を確認し忘れると、発注も遅れます。
発注点を見落とす
例えば100商品を確認していると、
在庫
21
20
19
18
のような小さな違いを見落とすことがあります。
担当者によって判断が違う
一人は在庫20個で発注し、別の担当者は10個まで待つなど、判断基準が統一されないことがあります。
休暇中に確認されない
在庫確認を特定担当者だけが行っていると、休暇や不在時に発注が止まる可能性があります。
発注点とは
発注点とは、
在庫がこの数量まで減ったら発注する
という基準です。
例えば、
商品A
発注点 20個
なら、在庫が20個以下になった時点で発注を検討します。
発注点を決める考え方
単純には、
発注点
=
調達期間中の使用量
+
安全在庫
という考え方があります。
例えば、
1日平均出庫
5個
納品まで
3日
安全在庫
10個
なら、
5 × 3 + 10
= 25個
を一つの基準として検討できます。
実際の発注点は、
- 売れ方
- 納期
- 仕入条件
- 季節性
- 欠品リスク
- 保管コスト
などを考慮して決めます。
すべての商品で同じ発注点にしない
例えば、
商品A
1日20個売れる
商品B
1か月に2個売れる
場合、両方とも発注点10個では適切とは限りません。
商品ごとに発注点を設定できるようにします。
Excelで在庫不足を表示する方法
最も簡単なのは、在庫一覧に発注点を持たせる方法です。
例えば、
| 商品 | 現在在庫 | 発注点 | 状態 |
|---|---|---|---|
| 商品A | 18 | 20 | 要発注 |
| 商品B | 50 | 30 | 正常 |
| 商品C | 8 | 10 | 要発注 |
状態は、
現在在庫 <= 発注点
なら、
要発注
と表示します。
IF関数で判定する
考え方としては、
IF(
現在在庫 <= 発注点,
"要発注",
"正常"
)
です。
在庫担当者は「要発注」の商品だけ確認できます。
条件付き書式で赤くする
例えば、
正常
白
要発注
赤
とします。
視覚的に不足商品を見つけやすくなります。
在庫不足だけフィルターする
状態列を、
要発注
で絞り込めば、不足商品だけ表示できます。
Excel内だけで完結するなら、これだけでも十分な改善になります。
Excelだけでは「開かなければ分からない」
Excel上で赤く表示しても、
誰もExcelを開かなければ通知されません。
ここが条件付き書式と自動通知の大きな違いです。
例えば、
在庫18
発注点20
になっていても、担当者が3日間Excelを見なければ発注されない可能性があります。
そこで、
在庫不足
↓
担当者へ自動通知
する仕組みを追加します。
Googleスプレッドシートで在庫不足を通知する方法
Googleスプレッドシートを利用している場合は、Google Apps Scriptを組み合わせられます。
例えば、在庫一覧に、
商品
現在在庫
発注点
担当者メール
を登録します。
GASが定期的に確認し、
現在在庫 <= 発注点
の商品を検出します。
対象があればメールを送ります。
在庫不足メールの例
例えば、
件名
【在庫不足】発注対象商品があります
商品
商品A
現在在庫
18個
発注点
20個
という通知です。
担当者はExcelを開かなくても不足を確認できます。
毎朝まとめて通知する
例えば、毎朝9時に在庫を確認します。
毎朝9:00
↓
在庫一覧を確認
↓
発注点以下の商品を抽出
↓
担当者へメール
という処理です。
リアルタイム通知が不要なら、定期通知の方がシンプルです。
入出庫直後に通知する
よりリアルタイム性が必要な場合は、
出庫登録
↓
現在在庫を再計算
↓
発注点以下か確認
↓
通知
という方法があります。
例えば、
現在在庫
25
出庫
10
新しい在庫
15
発注点
20
となった瞬間に通知します。
メール以外にも通知できる
在庫不足通知はメールだけではありません。
例えば、
- Slack
- Microsoft Teams
- Chatwork
- LINE WORKS
- システム内通知
なども検討できます。
利用している社内ツールに合わせます。
Slackへ在庫不足を通知する
例えば、
#在庫管理
在庫不足の商品があります。
商品：商品A
現在在庫：18個
発注点：20個
と通知します。
チーム全体で確認したい場合に便利です。
担当者ごとに通知先を変える
商品カテゴリごとに発注担当者が違う場合があります。
例えば、
食品
田中
資材
鈴木
消耗品
佐藤
です。
商品マスターに担当者を持たせれば、
商品A
食品
↓
田中へ通知
という振り分けができます。
倉庫ごとに通知する
複数倉庫がある場合は、
千葉倉庫
担当：田中
東京倉庫
担当：鈴木
と分けることもできます。
同じ商品でも倉庫ごとに発注点を設定する場合があります。
通知条件は「在庫0」だけでは遅い
欠品してから通知しても、すぐに仕入れられるとは限りません。
例えば納品まで5日かかる商品なら、
在庫0
↓
通知
では遅すぎます。
そのため、
発注点
を事前に決めておく必要があります。
在庫不足通知で起きやすい問題
毎日同じ通知が来る
例えば商品Aが、
在庫18
発注点20
の状態だったとします。
毎日チェックすると、
月曜日
通知
火曜日
通知
水曜日
通知
と同じ通知が届く可能性があります。
これでは通知が多すぎて無視されるようになります。
通知済みフラグを持つ
例えば、
通知状況
未通知
通知済み
を持ちます。
一度通知したら、
通知済み
へ変更します。
在庫が補充されて発注点を上回ったら、
通知済み
↓
未通知
へ戻します。
発注済みなのに通知される
在庫不足でも、すでに発注済みの場合があります。
例えば、
現在在庫
10
発注点
20
発注済
100
です。
毎日「在庫不足」と通知されても意味がありません。
発注状況も管理する
必要に応じて、
未発注
発注済み
入荷待ち
入荷済み
というステータスを持ちます。
通知条件を、
現在在庫 <= 発注点
AND
発注状況 = 未発注
にできます。
入荷予定数も考慮する
より高度な管理では、
現在在庫
10
入荷予定
100
出荷予定
20
なども考慮します。
単純な現在在庫だけでは判断できなくなります。
この段階になると、専用システムの方が管理しやすい場合があります。
発注点を下回った瞬間だけ通知する
例えば、
昨日
在庫25
今日
在庫18
発注点20
となったときだけ通知する方法です。
その後18個のままでも通知しません。
通知過多を防げます。
警告レベルを分ける
在庫不足を1段階だけではなく、
注意
発注点以下
警告
安全在庫以下
緊急
在庫0
と分ける方法もあります。
例えば、
在庫30
正常
在庫20
注意
在庫10
警告
在庫0
緊急
です。
商品特性によって使い分けます。
安全在庫とは
安全在庫とは、需要増加や納品遅延などに備えて確保する在庫です。
例えば、
通常使用分
15個
安全在庫
10個
発注点
25個
という考え方があります。
在庫不足通知を設計する場合は、発注点と安全在庫を分けて管理することもあります。
Excelで在庫不足通知を自動化する方法
Excelを利用している場合でも、自動化方法はいくつかあります。
VBAを利用する
Excelを開いた際に、
在庫確認
↓
発注点以下を抽出
↓
警告表示
する方法があります。
Outlookと連携してメール送信する仕組みも考えられます。
ただし、Excelを開いているPCに依存する場合があります。
Power Automateを利用する
Microsoft 365環境では、ExcelやSharePointなどと組み合わせた自動処理を検討できます。
利用している環境やデータ構成に合わせて判断します。
Pythonを利用する
例えば毎朝、
Excelを読み込み
↓
現在在庫と発注点を比較
↓
不足商品を抽出
↓
メール・Slack通知
という処理を自動実行できます。
Pythonが向いているケース
- 商品数が多い
- 複数Excelを扱う
- CSVも含まれる
- 複雑な通知条件がある
- データベースと連携する
- 定期処理をサーバーで実行したい
在庫不足通知をWebシステム化する方法
複数人でリアルタイムに在庫管理している場合は、Webシステム側へ通知を組み込む方法があります。
例えば、
出庫登録
↓
在庫更新
↓
発注点判定
↓
通知
です。
利用者がExcelを開く必要はありません。
Webシステムでの通知例
例えば出庫後、
商品A
出庫前
25個
出庫
10個
出庫後
15個
発注点
20個
になった場合、
要発注
へ自動変更します。
同時に発注担当へ通知します。
管理画面でも不足商品を表示する
通知だけでなく、管理画面に、
要発注商品
12件
と表示できます。
クリックすると不足商品一覧を確認できます。
発注一覧を自動作成する
発注点以下の商品を、
発注候補
として一覧表示できます。
例えば、
| 商品 | 現在在庫 | 発注点 | 推奨発注数 |
|---|---|---|---|
| 商品A | 18 | 20 | 50 |
| 商品B | 8 | 10 | 30 |
という形です。
発注数まで自動計算する
例えば商品マスターに、
適正在庫
100
を設定しているとします。
現在在庫18なら、
100 - 18
= 82
を発注候補数として表示することもできます。
実際の発注単位や最低発注数量などもあるため、業務ルールに合わせて設計します。
発注処理まで完全自動化すべき？
技術的には、仕入先のAPIなどがあれば発注まで自動化できる場合があります。
しかし、いきなり完全自動化する必要はありません。
例えば、
在庫不足
↓
発注候補を自動作成
↓
担当者が確認
↓
発注
という半自動化でも大きな効果があります。
誤発注のリスクがあるため、重要な購買では人の承認を残す設計も有効です。
通知から発注までの理想的な流れ
例えば、
出庫
↓
現在在庫更新
↓
発注点以下
↓
担当者へ通知
↓
発注候補一覧
↓
担当者が確認
↓
発注済みに変更
↓
入荷
↓
入庫登録
という流れです。
「在庫不足を知らせる」だけでなく、その後の業務まで考えることが重要です。
在庫不足通知と欠品防止の違い
通知機能を作っただけで、必ず欠品がなくなるわけではありません。
例えば、
通知
↓
担当者が確認しない
なら発注されません。
そのため、
- 通知先
- 通知頻度
- 発注担当者
- 対応期限
- 発注済み管理
まで決めます。
在庫通知で管理したい情報
最低限、次の項目を検討します。
- 商品コード
- 商品名
- 現在在庫
- 発注点
- 担当者
- 通知状況
必要に応じて、
- 安全在庫
- 適正在庫
- 発注単位
- 発注先
- 入荷予定数
- 発注状況
も持たせます。
在庫不足通知を導入する流れ
1．現在在庫の精度を確認する
在庫データ自体が間違っていると、通知も間違います。
まず入出庫管理を正しく行います。
2．商品ごとの発注点を決める
現場担当者や購買担当者と整理します。
3．通知先を決める
例えば、
購買担当
メール
倉庫責任者
Slack
などです。
4．通知タイミングを決める
例えば、
- 発注点を下回った瞬間
- 毎朝まとめて
- 毎週一覧で
などです。
5．再通知ルールを決める
同じ商品を毎日通知するのか、一定期間後に再通知するのかを決めます。
6．発注済みの扱いを決める
通知後のステータスも管理します。
7．実際の運用で調整する
通知が多すぎる場合は条件を見直します。
在庫不足通知で失敗しやすいケース
発注点を適当に設定する
発注点が高すぎると通知が多くなります。
低すぎると欠品を防げません。
すべての商品を同じ条件にする
商品の回転率や納期は異なります。
毎日同じ商品を通知する
通知疲れが発生します。
発注済みでも通知し続ける
発注ステータスと連携します。
現在在庫が正しくない
最も重要な問題です。
入出庫記録が漏れていれば、通知の信頼性もなくなります。
通知だけ作って担当者を決めない
「誰かが対応する」状態では発注漏れが起こります。
在庫不足通知の前に入出庫管理を見直す
在庫不足通知は、
現在在庫
が正しいことを前提にしています。
例えば実在庫が10個なのに、Excelでは50個となっていれば、
在庫50
発注点20
↓
通知されない
という問題が起きます。
そのため、
入庫
出庫
返品
棚卸調整
を正しく記録することが先です。
Excel・GAS・Webシステムの比較
| 項目 | Excel | GAS・スプレッドシート | Webシステム |
|---|---|---|---|
| 発注点表示 | 可能 | 可能 | 可能 |
| 条件付き書式 | 可能 | 可能 | 画面で対応 |
| メール通知 | 工夫が必要 | 対応しやすい | 対応しやすい |
| Slack通知 | 工夫が必要 | 対応可能 | 対応可能 |
| リアルタイム判定 | 限定的 | 設計次第 | 対応しやすい |
| 発注状況管理 | 可能 | 可能 | 管理しやすい |
| 複数人利用 | 規模次第 | 向いている | 向いている |
| 権限管理 | 限定的 | 限定的 | 詳細設定可能 |
Webシステム化する判断基準
次の項目が複数当てはまる場合は、専用システムを検討できます。
- 商品数が多い
- 毎日の入出庫件数が多い
- 在庫不足をリアルタイムで知りたい
- 複数倉庫がある
- 担当者ごとに通知したい
- 発注状況まで管理したい
- 入荷予定も含めて判断したい
- バーコードを利用したい
- 複数人が在庫を更新する
- 他システムの受注情報と連携したい
単純に「在庫が少ない商品を知らせる」だけなら、GASやPythonなどの小規模な自動化で十分な場合があります。
hiro-dev-labの在庫不足通知・在庫管理自動化支援
hiro-dev-labでは、中小企業向けに、Excel・スプレッドシートを利用した在庫管理の改善や通知自動化に対応しています。
対応内容の例は次のとおりです。
- Excel在庫表の整理
- 発注点管理
- 在庫不足の自動判定
- 条件付き書式
- GASによるメール通知
- Slackなどへの通知
- Pythonによる定期在庫チェック
- 発注対象一覧の自動作成
- 商品別担当者への通知
- 発注済みステータス管理
- 入出庫履歴管理
- 在庫管理Web画面
- 発注点以下の商品表示
- 在庫不足アラート
- 複数倉庫管理
- バーコード対応
- API連携
最初から在庫管理システムを作る必要はありません。
例えば、
現在
Excelを毎日目視確認
第1段階
発注点を設定
第2段階
条件付き書式で不足表示
第3段階
GASやPythonで自動通知
第4段階
必要ならWebシステム化
という段階的な改善ができます。
Excelやスプレッドシートで十分な規模なら、現在の環境を活用します。
一方、
- リアルタイム通知が必要
- 発注状況まで管理したい
- 複数人・複数倉庫で利用する
という場合はWebシステム化を検討できます。
千葉市内では、必要に応じて対面で現在の在庫管理方法や発注業務を確認できます。
オンラインであれば、千葉県内・全国から相談可能です。
在庫不足の自動通知に関するよくある質問
Excelで在庫不足を表示できますか？
現在在庫と発注点を比較し、IF関数や条件付き書式で「要発注」と表示できます。
Excelから自動でメールを送れますか？
VBAなどを利用する方法があります。
GoogleスプレッドシートであればGASによる通知も検討できます。
Slackへ通知できますか？
Slack側の連携方法に応じて、GASやWebシステムから通知できる場合があります。
毎朝不足商品だけ通知できますか？
定期処理で発注点以下の商品を抽出し、一覧で通知できます。
毎日同じ商品の通知が来ないようにできますか？
通知済み状態を管理し、再通知条件を設定できます。
発注済みの商品を通知対象から外せますか？
発注ステータスを管理すれば対応できます。
商品ごとに発注点を変えられますか？
商品マスターに個別の発注点を設定できます。
倉庫ごとに在庫不足を通知できますか？
倉庫別在庫と担当者を管理すれば、拠点ごとに通知できます。
発注数も自動計算できますか？
適正在庫、発注単位、現在在庫などから候補数量を計算できます。
在庫管理システムまで作らなくても依頼できますか？
在庫不足の判定やメール通知だけの小規模な自動化から対応できます。
在庫表を毎日確認している方へ
在庫不足を防ぐために、
毎朝Excelを開く
↓
商品を確認する
↓
少ない在庫を探す
という作業を続ける必要はありません。
商品ごとに発注点を設定すれば、
現在在庫
↓
発注点と比較
↓
不足商品だけ抽出
できます。
さらに、
不足を検知
↓
担当者へメール・Slack
まで自動化できます。
重要なのは、単に通知機能を追加することではなく、
- 現在在庫が正しいか
- 発注点が適切か
- 誰が通知を受けるか
- 通知後に誰が発注するか
- 発注済みをどう管理するか
まで整理することです。
hiro-dev-labでは、現在のExcelや在庫管理フローを確認し、
Excel改善・GAS・Python・Webシステムの中から、業務規模に合った在庫不足通知の仕組みを提案・実装します。
在庫不足通知・在庫管理の自動化について相談する