メール内容をスプレッドシートへ自動転記する方法｜GAS・AIで入力作業を自動化

「問い合わせメールの内容を毎回スプレッドシートへコピーしている」

「注文メールから顧客名・商品・数量を抜き出してExcelへ入力している」

「メールで届く申込情報を一覧にまとめる作業に時間がかかる」

「転記漏れや入力ミスをなくしたい」

このような業務は、メール内容をGoogleスプレッドシートへ自動転記することで効率化できる可能性があります。

例えば現在、

メール受信
↓
本文を開く
↓
氏名をコピー
↓
会社名をコピー
↓
メールアドレスをコピー
↓
問い合わせ内容をコピー
↓
スプレッドシートへ貼り付け

という作業をしているとします。

自動化すると、

メール受信
↓
対象メールを判定
↓
本文から必要項目を抽出
↓
スプレッドシートへ自動登録

まで処理できます。

さらに、

担当者へ通知
対応ステータスを設定
重複登録を防止
AIで問い合わせ内容を分類
本文を要約
顧客管理システムへ登録

といった処理へ発展させることもできます。

この記事では、メール内容をGoogleスプレッドシートへ自動転記する方法、GASによるGmail連携、AIを使った情報抽出、重複防止、エラー処理、Webシステム化する判断基準を解説します。

メール内容の自動転記とは

メール内容の自動転記とは、受信したメールから必要な情報を取り出し、ExcelやGoogleスプレッドシートなどへ自動的に記録する仕組みです。

例えば、次のような問い合わせメールが届いたとします。

会社名：株式会社ABC
氏名：山田太郎
メール：yamada@example.com
電話番号：090-1234-5678

お問い合わせ内容：
在庫管理システムについて相談したいです。

これを自動で、

受信日時	会社名	氏名	メール	電話番号	問い合わせ内容
7/30 09:30	株式会社ABC	山田太郎	yamada@example.com	090-1234-5678	在庫管理システムについて相談したい

という形で登録します。

担当者がコピー＆ペーストする必要がありません。

メール転記が発生しやすい業務

問い合わせ管理

Webサイトや代表メールへ届いた問い合わせを、

問い合わせ管理.xlsx

やスプレッドシートへ転記しているケースです。

注文受付

例えば、

商品名
数量
配送先
顧客名

がメールで届き、それを受注一覧へ入力している場合です。

予約受付

メールで届く、

予約者名
日時
人数
連絡先

などを予約表へ転記します。

求人応募

応募メールから、

氏名
メールアドレス
希望職種
応募日時

などを採用管理表へ登録するケースです。

資料請求

資料請求メールから顧客情報を営業リストへ追加します。

見積依頼

メール本文から、

会社名
希望商品
数量
納期

などを見積管理表へ登録します。

定型レポート

システムから毎日メールで送られてくる、

売上
在庫
アクセス数
処理件数

などをスプレッドシートへ蓄積するケースもあります。

メール内容を手作業で転記する問題点

コピー＆ペーストに時間がかかる

一通あたり2〜3分でも、件数が増えると負担になります。

例えば、

1件2分
×
1日30件
=
60分

です。

月20営業日なら、

約20時間

を転記だけに使う計算になります。

転記漏れが発生する

メールを読んだものの、スプレッドシートへの登録を忘れるケースです。

結果として問い合わせ対応漏れにつながる可能性があります。

入力ミスが発生する

例えば、

090-1234-5678

を、

090-1234-5768

と入力するなどです。

元メールから直接取得すれば、手入力によるミスを減らせます。

誰かが登録したか分からない

複数人で共有メールを確認している場合、

このメールはもう転記した？

という確認が必要になることがあります。

メールと管理表が分離する

スプレッドシートには顧客名だけあり、元メールを探さないと詳細が分からない状態になることがあります。

メールIDや件名なども記録しておくと追跡しやすくなります。

Google Apps ScriptでGmailをスプレッドシートへ転記する

Google WorkspaceやGmailを利用している場合、Google Apps Scriptを使って自動化できます。

基本的な流れは、

Gmail
↓
GAS
↓
対象メールを検索
↓
本文取得
↓
必要項目を抽出
↓
Googleスプレッドシートへ追加

です。

対象メールだけを絞り込む

すべてのメールを登録する必要はありません。

例えば、

件名に「お問い合わせ」を含む

メールだけ対象にします。

ほかにも、

特定の送信元
特定のラベル
特定の宛先
未処理メール

などで絞り込めます。

Gmailラベルを利用する方法

例えば、

お問い合わせ

というGmailラベルを作ります。

GASでは、

お問い合わせラベル
↓
未処理メールを取得
↓
スプレッドシートへ登録
↓
処理済みラベルを付与

という流れにできます。

重複登録の防止にも利用できます。

定型メールなら自動抽出しやすい

例えばメール本文が毎回、

会社名：
氏名：
メール：
電話番号：
お問い合わせ内容：

という形式なら、比較的簡単に抽出できます。

定型フォームから送られるメール

Webフォームの通知メールは、一定の形式になっていることが多いため、自動転記との相性がよいです。

例えば、

お名前：山田太郎
会社名：株式会社ABC
メール：yamada@example.com

という形式です。

それぞれの項目名を基準に値を取得します。

スプレッドシートへ記録する項目

問い合わせ管理なら、例えば次の項目があります。

受付日時
会社名
氏名
メール
電話番号
問い合わせ内容
メール件名
対応状況
担当者

最初からすべて必要とは限りません。

実際に管理したい情報へ絞ります。

メールのURLやIDを記録する

可能であれば、元メールを特定するための情報も保存します。

例えば、

メールID

を記録しておけば、同じメールが登録済みか判定する材料になります。

重複登録を防ぐ方法

メール転記を自動化するときに重要です。

同じメールを毎回取得すると、スプレッドシートへ重複登録されます。

処理済みラベルを付ける

例えば、

未処理
↓
転記
↓
処理済み

とします。

次回は処理済みメールを対象外にします。

メールIDを保存する

スプレッドシートへ、

message_id

を保存します。

同じIDがすでに存在すれば登録しません。

受信日時だけで重複判定しない

同じ時刻に複数メールが届く可能性があります。

メール固有の識別情報を利用する方が安全です。

定期的にメールを確認する

例えば、

10分ごと

にGASを実行し、対象メールがないか確認する方法があります。

リアルタイム性がそれほど必要なければ、

1時間ごと
毎朝

などでも構いません。

必要以上に頻繁な処理にしないことも重要です。

メール転記後に担当者へ通知する

例えば新しい問い合わせを登録した後、

新しい問い合わせがあります。

会社名：株式会社ABC
内容：在庫管理システムについて

と担当者へ通知できます。

通知先としては、

メール
Slack
Chatwork
Microsoft Teams

などを検討できます。

対応ステータスを自動設定する

スプレッドシートへ登録した段階で、

ステータス
未対応

と設定します。

担当者が対応したら、

対応中
完了

へ変更します。

単なるメール転記ではなく、問い合わせ管理として利用できます。

担当者を自動振り分けする

例えば、問い合わせ種類によって、

システム開発
→ 田中

請求
→ 鈴木

採用
→ 佐藤

と振り分けられます。

メール件名や本文のキーワードを利用します。

キーワードによる分類

例えば、

請求書
支払い
入金

を含むメールなら、

経理

へ分類します。

単純なルールで分類できる業務なら、AIを使わなくても実装できます。

メール本文の形式がバラバラな場合

問題になるのが、自由形式のメールです。

例えば、

ABC株式会社の山田です。

来月から在庫管理を見直したいと考えています。
現在はExcelで管理しています。

一度打ち合わせできますでしょうか。

というメールです。

この場合、

会社名
氏名
問い合わせ内容

の位置が固定されていません。

単純な文字列処理だけでは抽出が難しくなります。

AIを使ってメール本文から情報を抽出する

自由形式のメールでは、生成AIを利用する方法があります。

例えばメール本文をAIへ渡し、

会社名
氏名
問い合わせ種類
要望
希望時期

を構造化して取得します。

イメージとしては、

メール本文
↓
AI
↓
{
  会社名: 株式会社ABC,
  氏名: 山田太郎,
  種類: システム開発相談,
  内容: 在庫管理の改善
}

という形です。

AIが向いているケース

メール本文が自由形式
表現が毎回違う
問い合わせ内容を分類したい
長文を要約したい
緊急度を分類したい

このような場合です。

AIを使わない方がよい項目

メールアドレスや注文番号など、明確な形式を持つ情報は通常のプログラムで取得した方が安定する場合があります。

例えば、

メールアドレス
電話番号
注文番号

です。

AIと通常処理を組み合わせる

例えば、

送信元メールアドレス
→ Gmailから直接取得

受信日時
→ Gmailから直接取得

問い合わせ分類
→ AI

問い合わせ要約
→ AI

とします。

すべてをAIに任せる必要はありません。

AIの結果は必ず正しいとは限らない

生成AIによる抽出には誤りが発生する可能性があります。

特に、

金額
契約情報
注文数量
住所

など重要なデータでは、人による確認やルールベースの検証を組み合わせます。

メール本文を自動要約する

長い問い合わせメールなら、本文全体をスプレッドシートへ貼るだけでは確認しづらくなります。

そこで、

原文
↓
AI
↓
100文字程度に要約

できます。

例えば、

現在Excelで在庫管理しており、複数人運用による在庫ズレに困っている。Webシステム化について相談希望。

という要約を作ります。

問い合わせ種別もAIで分類する

例えば、

Webシステム開発
Excel自動化
AI導入
その他

へ分類します。

後から、

Excel自動化の問い合わせ
月15件

などを集計できます。

緊急度を分類する

例えば本文に、

システムが停止している
本日中に対応希望

などがあれば、

緊急

として通知する方法もあります。

ただし、緊急度判定をAIだけに依存する場合は、誤判定への対策が必要です。

添付ファイルも取得できる？

メールに添付された、

PDF
Excel
CSV
画像

などを保存する仕組みも考えられます。

例えば、

見積依頼メール
↓
添付PDF取得
↓
Google Driveへ保存
↓
保存先URLをスプレッドシートへ登録

という処理です。

添付ファイル名を自動変更する

例えば、

document.pdf

を、

20260730_株式会社ABC_見積依頼.pdf

として保存できます。

ただし、ファイル名に利用できない文字などへの対策が必要です。

PDF添付から情報を抽出する

さらに発展すると、

メール
↓
PDF添付
↓
PDF内容を読み取る
↓
必要項目を抽出
↓
スプレッドシートへ登録

という処理も考えられます。

ただし、PDF形式や文字認識の精度によって難易度が変わります。

メール内容をExcelへ転記する場合

GoogleスプレッドシートではなくExcelを使いたいケースもあります。

例えば、

Gmail
↓
自動処理
↓
Excelファイル

です。

ただし、Excelファイルを複数人が開いている場合や、ローカルPC上にしかない場合は自動化が複雑になることがあります。

Excel中心ならCSV出力という方法もある

例えば、

メール
↓
データ抽出
↓
CSV生成
↓
Excelで開く

という構成です。

既存Excel業務を大きく変えずに導入できます。

Microsoft環境なら別の選択肢もある

OutlookやMicrosoft 365を利用している場合は、Microsoft側の自動化サービスを利用する方法もあります。

重要なのは、

GASを使うこと自体が目的ではない

ということです。

現在のメール・表計算・社内環境に合わせて選びます。

メール転記から顧客管理まで自動化する

スプレッドシートへの転記は最初の段階です。

例えば、

問い合わせメール
↓
スプレッドシートへ登録
↓
担当者設定
↓
ステータス管理
↓
対応履歴

まで管理できます。

問い合わせ件数が増えた場合

スプレッドシートでは、

行数が増える
担当者管理が複雑
履歴が分かりにくい
権限管理が難しい

といった問題が出てくることがあります。

その場合はWebシステム化を検討します。

Webシステムへ直接登録する

例えば、

問い合わせメール
↓
自動解析
↓
顧客管理システム
↓
問い合わせ一覧

とできます。

スプレッドシートを経由する必要がありません。

Webシステム化するとできること

例えば、

問い合わせ一覧
↓
問い合わせ詳細
↓
担当者
↓
対応ステータス
↓
対応履歴

を管理できます。

顧客と問い合わせを紐付ける

同じ顧客から複数回メールが来た場合、

株式会社ABC
├─ 7/1 問い合わせ
├─ 7/15 見積依頼
└─ 7/30 追加相談

と一元管理できます。

メールアドレスから既存顧客を検索する

例えば受信時に、

yamada@example.com

を顧客データベースから検索します。

既存顧客なら新規顧客を作らず、既存顧客へ問い合わせを追加します。

メール内容を自動返信までつなげる

さらに、

メール受信
↓
内容分類
↓
返信文案をAI生成
↓
担当者確認
↓
返信

という仕組みも考えられます。

いきなり完全自動返信にするのではなく、まず返信文案の作成から導入する方法があります。

メール自動転記を導入する流れ

1．現在転記しているメールを確認する

どのメールが対象なのか整理します。

例えば、

Web問い合わせ
注文
予約
採用応募

です。

2．転記項目を整理する

例えば、

受信日時
会社名
氏名
メール
問い合わせ内容

です。

不要な項目まで増やさないようにします。

3．メール形式を確認する

毎回同じ形式

なのか、

自由形式

なのか確認します。

これによって実装方法が変わります。

4．対象メールの判定方法を決める

例えば、

件名
送信元
宛先
Gmailラベル

などです。

5．重複防止方法を決める

メールIDや処理済みラベルを利用します。

6．エラー時の動きを決める

項目を取得できなかった場合、

登録しない

のか、

空欄で登録して担当者へ通知

するのかを決めます。

7．通知方法を決める

必要なら担当者へ知らせます。

メール転記エラーの扱い

例えば、

会社名：株式会社ABC
氏名：
メール：yamada@example.com

のように氏名が空欄だった場合です。

そのまま登録する

氏名だけ空欄にし、

確認要

とします。

エラー一覧へ入れる

正常なメールとは別に、

転記エラー

シートへ保存する方法もあります。

担当者へ通知する

例えば、

問い合わせメールの自動転記に失敗しました。
氏名を取得できませんでした。

と通知します。

自動化では、正常処理だけでなく失敗時の対応も重要です。

メール転記の自動化で失敗しやすいケース

本文形式が絶対に変わらない前提で作る

フォーム側の変更で項目名が変わると取得できなくなる場合があります。

すべてのメールを対象にする

関係ないメールまでスプレッドシートへ登録されます。

重複対策をしない

同じメールが何度も登録されます。

転記成功・失敗が分からない

処理履歴を残した方が安全です。

AIの抽出結果を無条件で信用する

重要項目には検証を入れます。

個人情報を必要以上に保存する

管理に不要な情報までスプレッドシートへ複製しないようにします。

スプレッドシートを全員へ公開する

顧客情報を扱う場合は閲覧権限を適切に設定します。

メール転記の自動化に向いているケース

次のような場合は、自動化を検討する価値があります。

毎日複数のメールを転記している
同じ形式の通知メールが届く
転記漏れが発生している
顧客情報を毎回コピーしている
複数人で問い合わせを管理している
メール内容を分類したい
メール本文を要約したい
転記後に担当者へ通知している

自動化しなくてもよいケース

例えば、

月に1〜2件

しか転記が発生しないのであれば、仕組みを作るコストの方が大きい場合があります。

また、メール内容が毎回大きく異なり、人による判断が中心の業務では完全自動化が適さない場合があります。

メール転記自動化の開発費用

費用はメール形式や処理内容によって変わります。

目安としては、

内容	規模
定型メールをスプレッドシートへ転記	小規模
Gmailラベル・重複防止	小規模
担当者への通知	小規模
複数メール形式への対応	小〜中規模
AIによる本文抽出	中規模
添付ファイル処理	中規模
顧客管理システム連携	中規模以上

単純な定型メールであれば、比較的小さな自動化で対応できる場合があります。

一方、

自由形式メール
AI抽出
PDF添付
顧客データとの照合
Webシステム連携

まで行う場合は開発範囲が広くなります。

実際のメールサンプルと業務フローを確認したうえで見積もることが重要です。

外注するときに用意したいもの

実際のメールサンプル

個人情報をダミーへ置き換えても構いません。

3〜10件程度あると、形式の違いを確認しやすくなります。

転記先のスプレッドシート

現在利用しているシートがあれば共有します。

転記したい項目

例えば、

受信日時
会社名
氏名
問い合わせ内容

と整理します。

対象メールの条件

例えば、

件名に「お問い合わせ」が入っている

などです。

実行頻度

例えば、

10分ごと
1時間ごと
毎朝

です。

転記後の処理

例えば、

Slack通知
担当者設定
処理済みラベル

などです。

hiro-dev-labのメール転記・業務自動化支援

hiro-dev-labでは、中小企業向けに、メール内容の転記や問い合わせ管理業務の自動化に対応しています。

対応内容の例は次のとおりです。

Gmailからスプレッドシートへの自動転記
対象メールの自動判定
メール本文からの項目抽出
GASによる定期処理
Gmailラベル連携
重複登録の防止
転記エラーの通知
Slack等への通知
問い合わせ分類
AIによるメール要約
AIによる情報抽出
添付ファイルの保存
顧客管理システムへの登録
Web管理画面への移行
API連携

例えば、

現在
メールを見て手作業で転記

第1段階
定型項目だけ自動転記

第2段階
担当者通知・ステータス管理

第3段階
AIによる分類・要約

第4段階
必要なら顧客管理システムへ統合

という段階的な改善も可能です。

単純な定型メールであれば、GASを利用した小規模な自動化で十分な場合があります。

一方、メール形式が複雑だったり、既存顧客との紐付けや対応履歴まで管理したかったりする場合は、PythonやWebシステムを含めて検討します。

千葉市内では、必要に応じて対面で現在のメール処理や管理方法を確認できます。

オンラインであれば、千葉県内・全国から相談可能です。

メール内容の自動転記に関するよくある質問

Gmailの内容をGoogleスプレッドシートへ自動転記できますか？

対象メールの形式や条件が分かれば、GASなどを利用して自動化できる場合があります。

件名が特定のメールだけ転記できますか？

件名、送信元、Gmailラベルなどを利用して対象を絞れます。

メール本文から氏名や会社名だけ取得できますか？

定型メールなら項目名を利用して抽出できます。

自由形式の場合はAIの活用も検討できます。

同じメールが二重登録されませんか？

メールIDや処理済みラベルなどを利用して重複を防止できます。

転記後にSlackへ通知できますか？

利用環境に応じて連携を検討できます。

長いメールを自動要約できますか？

生成AIを利用して要約を作成し、スプレッドシートへ保存する方法があります。

問い合わせ内容を自動分類できますか？

キーワードやAIを利用してカテゴリ分けできます。

添付ファイルも保存できますか？

メールの添付ファイルをGoogle Driveなどへ保存する仕組みを検討できます。

Outlookのメールでもできますか？

Microsoft 365側の自動化手段などを含め、利用環境に合わせて検討します。

スプレッドシートではなく顧客管理システムへ直接登録できますか？

APIやシステム構成に応じて直接登録する方法もあります。

メールからのコピー＆ペーストを毎日行っている方へ

メール内容の転記は、一件ごとの作業時間が短いため、放置されやすい業務です。

しかし、

メールを開く
↓
必要項目を探す
↓
コピー
↓
スプレッドシートを開く
↓
貼り付け

を毎日何十回も繰り返しているなら、自動化の効果は大きくなります。

メール形式が決まっていれば、

Gmail
↓
GAS
↓
スプレッドシート

という比較的シンプルな仕組みで対応できる場合があります。

自由形式のメールであれば、

メール
↓
AIで内容を解析
↓
必要項目を構造化
↓
スプレッドシートへ登録

という方法も検討できます。

重要なのは、転記だけを見るのではなく、

メール受信
↓
転記
↓
担当者へ共有
↓
対応
↓
対応状況を管理

という一連の業務を見ることです。

hiro-dev-labでは、実際に届いているメールと現在の転記作業を確認し、

GAS・Python・AI・Webシステムの中から、業務規模に合ったメール転記・問い合わせ管理の自動化を提案・実装します。

メール内容の自動転記・業務自動化について相談する