Airtableを使って、社内の業務システムを作れないか検討している企業も多いのではないでしょうか。
結論からいうと、Airtableは顧客管理、案件管理、進捗管理、簡易的な在庫管理など、比較的シンプルな業務システムを短期間で構築する用途に向いています。
ExcelやGoogleスプレッドシートよりもデータを構造化しやすく、画面作成や自動化もできるため、「本格的なシステム開発をするほどではないものの、Excel管理からは卒業したい」というケースでは有力な選択肢です。
一方で、複雑な権限管理、大量データ、高度な業務ロジック、外部サービスとの複雑な連携などが必要になると、Airtableだけで対応することが難しくなる場合があります。
そのため重要なのは、
「Airtableで作れるか」
だけではなく、
「この業務をAirtableで作るべきか」
という視点です。
この記事では、Airtableで業務システムを作る場合の具体例、向いている用途、メリット、限界、専用Webシステムを開発した方がよいケースまで解説します。
Airtableとは
Airtableは、表形式でデータを管理できるクラウドサービスです。
見た目はExcelやGoogleスプレッドシートに近いものの、単純な表計算ソフトではありません。
例えば、
- 顧客
- 案件
- 商品
- 担当者
- 注文
- タスク
といったデータをそれぞれ管理し、それらを関連付けることができます。
一般的なExcelでは、
「案件管理.xlsx」
「顧客一覧.xlsx」
「担当者一覧.xlsx」
のようにファイルが分かれてしまうことがあります。
Airtableでは、これらを関連付けて管理できます。
例えば、
顧客
↓
その顧客の案件
↓
案件の担当者
↓
案件に紐づくタスク
といった関係を構築できます。
このような特徴があるため、AirtableはExcelとデータベースの中間のような感覚で利用できるツールと考えると分かりやすいでしょう。
Airtableで業務システムは作れる？
Airtableを利用すれば、小規模から中規模程度の業務システムを構築できます。
特に、
「現在Excelやスプレッドシートで管理している業務」
との相性が良い傾向があります。
例えば、次のような業務です。
| 業務 | Airtableとの相性 |
|---|---|
| 顧客管理 | ◎ |
| 案件管理 | ◎ |
| タスク・進捗管理 | ◎ |
| 営業管理 | ◎ |
| 問い合わせ管理 | ◎ |
| 採用候補者管理 | ◎ |
| 備品管理 | ○ |
| 在庫管理 | ○ |
| 予約管理 | ○ |
| 申請・承認 | ○ |
| 請求・会計 | △ |
| 大規模基幹システム | △〜× |
ただし、これはあくまで目安です。
同じ「在庫管理」でも、
- 商品数100件程度
- 1拠点
- 入出庫のみ管理
という業務と、
- 商品数数十万件
- 複数倉庫
- ロット管理
- 賞味期限管理
- 発注管理
- ハンディターミナル連携
- 会計システム連携
まで必要な業務では、システムに求められる要件がまったく異なります。
システムを選ぶ際には、名称ではなく実際の業務フローから判断することが重要です。
Airtableで作りやすい業務システムの例
ここからは、Airtableを使って構築しやすい業務システムを具体的に見ていきます。
1．顧客管理システム
Airtableと特に相性が良いのが顧客管理です。
例えば、次のような情報を管理できます。
顧客テーブル
- 顧客名
- 会社名
- 電話番号
- メールアドレス
- 担当者
- 顧客区分
- 最終連絡日
- 備考
さらに案件テーブルを作成して、顧客と案件を関連付けることもできます。
案件テーブル
- 案件名
- 顧客
- 担当営業
- 商談ステータス
- 見積金額
- 受注予定日
- 受注確度
こうすると、
「株式会社Aにどの案件があるか」
「担当者Bが持っている案件は何件か」
「今月受注予定の案件はいくらあるか」
などを確認しやすくなります。
Excelで顧客情報と案件情報を別々に管理している会社では、Airtableへ移行することで情報を整理しやすくなる場合があります。
2．案件管理・進捗管理システム
制作会社、システム開発会社、コンサルティング会社などでは、案件管理にも利用できます。
例えば、
- 案件名
- 顧客
- 担当者
- 開始日
- 納期
- ステータス
- 売上金額
- 進捗率
などを登録します。
ステータスについて、
- 問い合わせ
- ヒアリング
- 見積提出
- 契約
- 作業中
- 確認中
- 完了
と設定しておけば、案件の進捗状況を一覧で把握できます。
案件ごとにタスクを紐づければ、
案件
↓
タスク
↓
担当者
という管理も可能です。
単なる一覧表ではなく、業務の流れに合わせて情報を関連付けられることがAirtableの強みです。
3．簡易的な在庫管理システム
比較的小規模な在庫管理にも利用できます。
例えば、
商品マスタ
- 商品コード
- 商品名
- カテゴリ
- 仕入先
- 現在庫
- 発注点
入出庫履歴
- 商品
- 日付
- 入庫数
- 出庫数
- 区分
- 担当者
といったデータを管理します。
在庫数が一定以下になった場合に担当者へ通知するなど、自動化と組み合わせることも考えられます。
ただし、
- 大量の商品
- 複数倉庫
- ロット管理
- シリアル番号管理
- 棚卸
- 発注
- 返品
- バーコード運用
- 外部ECとの在庫同期
などまで求める場合は、専用の在庫管理システムを検討した方がよいでしょう。
4．問い合わせ管理システム
Webサイトなどから届いた問い合わせをAirtableで一元管理する方法もあります。
例えば、
- 問い合わせ日時
- 会社名
- 氏名
- メールアドレス
- 問い合わせ内容
- 担当者
- 対応状況
- 対応期限
- 対応履歴
などを管理します。
対応ステータスを、
未対応
↓
対応中
↓
回答待ち
↓
完了
のように設定しておけば、対応漏れも確認しやすくなります。
5．採用管理システム
採用候補者の管理にも利用できます。
例えば、
- 氏名
- 応募職種
- 応募日
- 応募経路
- 書類選考
- 一次面接
- 二次面接
- 最終面接
- 内定
- 担当者
といった情報を管理します。
候補者ごとの選考状況を一覧化できるため、Excelで採用管理をしている企業には比較的導入しやすいでしょう。
Airtableで業務システムを作るメリット
Airtableには、ゼロからWebシステムを開発する場合とは異なるメリットがあります。
開発期間を短くしやすい
最大のメリットは、業務システムを比較的短期間で形にできることです。
一般的なWebシステムでは、
要件整理
↓
画面設計
↓
データベース設計
↓
フロントエンド開発
↓
バックエンド開発
↓
テスト
↓
リリース
といった工程が必要になります。
Airtableの場合、データ管理、入力画面、一覧表示などの基本機能があらかじめ用意されているため、ゼロから開発する範囲を減らせます。
特に、
「まず業務をシステム化して試してみたい」
という段階では有効です。
Excelより情報を整理しやすい
Excelでは、1つのシートに多くの情報を詰め込んでしまうことがあります。
例えば、
| 顧客名 | 案件名 | 担当者 | 商品 | 金額 |
|---|
という一覧を作ると、同じ顧客情報が何度も登場する可能性があります。
Airtableでは、
顧客
案件
商品
担当者
を分けて管理し、それぞれを関連付けることができます。
そのため、業務データを整理しやすくなります。
一覧画面を用途別に作りやすい
同じデータでも、利用者によって見たい内容は異なります。
例えば営業担当者は、
「自分の今月の案件」
を確認したいかもしれません。
一方、管理者は、
「全営業担当者の案件」
を確認したいでしょう。
Airtableではデータの表示方法を変えたり、インターフェースを構成したりできるため、利用目的に合わせた画面を作りやすい特徴があります。
業務の自動化もできる
Airtableは、データを保存するだけではなく、一定の条件をきっかけに処理を自動化する用途にも利用できます。
例えば、
「ステータスが受注になった」
↓
「担当者へ通知」
「対応期限の前日になった」
↓
「担当者へ通知」
「問い合わせが登録された」
↓
「担当部署へ連絡」
といった仕組みです。
手作業による確認や転記を減らせる可能性があります。
業務を確認しながら改善しやすい
業務システム開発でよくある問題の一つが、
「完成してから、想定していたシステムと違うことに気付く」
ことです。
Airtableなら、比較的簡単に項目や画面を変更できるため、
まず小さく作る
↓
実際に使う
↓
問題点を確認する
↓
修正する
という進め方がしやすくなります。
この方法は、業務要件がまだ固まっていない場合にも向いています。
Airtableで業務システムを作るときの限界
Airtableは便利ですが、すべての業務システムを置き換えられるわけではありません。
導入前に限界も理解しておく必要があります。
複雑な業務ロジックには向いていない
例えば、
「顧客区分がAで、商品カテゴリがB、契約日がC以前の場合は料金を計算し、その後承認者によって処理を分岐する」
といった複雑な業務ロジックが増えると、Airtableだけでは管理しにくくなる場合があります。
最初は簡単だった自動化が、
条件A
↓
条件B
↓
例外C
↓
例外D
と増えていくと、仕組みそのものを理解することが難しくなります。
この状態では、専用システムとしてプログラムを実装した方が保守しやすいことがあります。
データ量が大きくなると注意が必要
Airtableには、契約プランに応じてレコード数、API利用、添付ファイルなどに制約があります。
数百件や数千件程度のデータを扱う用途で問題にならなくても、
- 毎日大量のデータが追加される
- 長期間履歴を保存する
- 数十万件以上のデータを扱う
- 外部システムから頻繁にAPIアクセスする
といった業務では、将来的なデータ量を考える必要があります。
「現在のデータ量」だけではなく、「3年後に何件になるか」まで考えておくとよいでしょう。
高度な権限管理には設計が必要
業務システムでは、
営業担当者
管理者
経理担当者
外部パートナー
などによって閲覧・編集できる情報を変えたいケースがあります。
例えば、
営業担当者
→ 自分の案件だけ閲覧
営業責任者
→ 部署全体を閲覧
経理担当者
→ 金額情報だけ編集
管理者
→ すべて閲覧・編集
といった権限制御です。
Airtableにも権限設定やインターフェースごとの共有機能がありますが、非常に細かいアクセス制御が必要な業務では、要件を確認したうえで設計する必要があります。
画面デザインの自由度には限界がある
社内ツールであれば、見た目よりも業務効率を優先するケースが多いため、大きな問題にならないことがあります。
一方、
- 顧客向けサービス
- 会員サイト
- ECサイト
- 予約サイト
- SaaS
などでは、画面デザインや操作性が重要になります。
この場合はNext.jsやReactなどを使ったWebシステムとして開発した方が適している可能性があります。
外部システムとの複雑な連携には開発が必要になる
業務によっては、
- 会計システム
- EC
- CRM
- 基幹システム
- Google Workspace
- Slack
- LINE
- メール
- AI
- 独自API
などとの連携が必要になります。
簡単な連携ならAirtableの自動化機能や外部の自動化サービスで対応できます。
しかし、
「外部システムから毎日数万件取得する」
「複数システム間でリアルタイム同期する」
などになると、別途プログラムを開発した方が安定する場合があります。
AirtableとExcel・スプレッドシートの違い
Airtableを検討している企業の多くが比較するのがExcelやGoogleスプレッドシートです。
大まかには次のように考えられます。
| 項目 | Excel・スプレッドシート | Airtable |
|---|---|---|
| 表計算 | ◎ | ○ |
| 集計・分析 | ◎ | ○ |
| データ同士の関連付け | △ | ◎ |
| 顧客管理 | △ | ◎ |
| 案件管理 | △ | ◎ |
| 複数人での業務管理 | ○ | ◎ |
| 業務自動化 | ○ | ◎ |
| システム的な画面構成 | △ | ○ |
| 自由なシステム開発 | △ | △ |
Excelは計算や集計に非常に強いツールです。
一方、Airtableは、
「業務データを整理して複数人で管理する」
用途に向いています。
そのため、
ExcelをすべてAirtableへ移行する
というより、
計算・分析
→ Excel
顧客・案件・進捗管理
→ Airtable
のように役割を分ける方法もあります。
Airtableと専用Webシステムはどちらを選ぶべき？
業務システムを検討する際、
「Airtableにするか、専用システムを開発するか」
で迷うことがあります。
一つの判断基準として、次のように考えると分かりやすいでしょう。
Airtableが向いているケース
- Excel管理を改善したい
- まず小さくシステム化したい
- 数名〜数十名程度で利用する
- 業務フローが比較的シンプル
- 顧客・案件・タスクなどを管理したい
- 短期間で導入したい
- 仕様変更が頻繁にありそう
- PoCとして業務システムを試したい
専用Webシステムが向いているケース
- 業務ロジックが複雑
- 利用者が多い
- 大量データを扱う
- 外部顧客も利用する
- 高度な権限管理が必要
- 独自UIが必要
- 多数の外部システムと連携する
- 将来的にサービスとして提供したい
- 自社独自の業務が競争力につながっている
重要なのは、最初からどちらかに決めることではありません。
Airtableで業務を整理した後、本格的なWebシステムへ移行する方法もあります。
「Airtableで作ってから専用システムへ移行」も有効
業務要件が曖昧な企業では、この進め方も有効です。
例えば現在、
Excel
↓
担当者ごとに管理方法が違う
↓
必要な機能が分からない
という状態だったとします。
この段階ですぐ専用システムを開発すると、要件定義に時間がかかります。
そこで、
Excel
↓
Airtable
↓
3〜6か月運用
↓
必要な機能を整理
↓
専用Webシステム
という段階的な移行も考えられます。
実際にAirtableを使うことで、
「この項目はいらない」
「この画面が必要」
「承認処理が必要」
「検索機能をもっと強くしたい」
など、必要な機能が明確になります。
Airtableそのものを完成形と考えるのではなく、業務システムのプロトタイプとして活用する考え方です。
Airtable導入前に整理しておきたいこと
ツールを選ぶ前に、現在の業務を整理しておくことが重要です。
特に次の5つを確認してください。
1．誰が使うのか
営業担当者だけなのか、経理や管理者も利用するのかを整理します。
2．何を管理するのか
例えば顧客管理なら、
- 顧客
- 担当者
- 案件
- 商談
- 契約
など、管理対象を洗い出します。
3．現在どのように管理しているのか
As-Is（現在の業務）を整理します。
例えば、
問い合わせ
↓
メールを確認
↓
Excelへ転記
↓
営業担当者へ連絡
↓
対応状況をExcelへ入力
という業務です。
4．どこに問題があるのか
例えば、
- 転記ミスがある
- 対応漏れがある
- 最新ファイルが分からない
- 担当者しか状況を把握できない
- 集計に時間がかかる
などです。
5．システム導入後どうしたいのか
To-Be（システム導入後の理想的な業務）を考えます。
例えば、
問い合わせ
↓
自動登録
↓
担当者へ通知
↓
対応
↓
進捗を一元管理
という状態です。
この流れまで整理できれば、Airtableが適しているか判断しやすくなります。
【コピペ用】Airtable業務システム検討チェックリスト
Airtable導入を検討するときは、次の項目を整理してみてください。
現在の業務
- 管理したい業務：
- 現在使用しているツール：
- Excel・スプレッドシートの数：
- 利用人数：
- 管理しているデータ件数：
- 1か月あたりの増加件数：
管理したい情報
- 顧客：
- 案件：
- 商品：
- タスク：
- 担当者：
- その他：
必要な機能
- データ登録：
- 一覧表示：
- 検索：
- 絞り込み：
- 集計：
- 通知：
- 自動化：
- 承認：
- CSV出力：
- 外部システム連携：
権限
- 管理者：
- 一般ユーザー：
- 閲覧専用ユーザー：
- 外部ユーザー：
将来的な要望
- データ量の増加：
- 利用人数の増加：
- 外部システム連携：
- 顧客向け画面：
- スマートフォン利用：
この情報を整理すると、
「Airtableだけで十分なのか」
「Airtable＋自動化が必要なのか」
「専用システムを開発した方がよいのか」
を判断しやすくなります。
Airtable業務システムでよくある失敗
Airtableは簡単に始められる一方、設計せずに作ると後から管理が難しくなることがあります。
1つのテーブルにすべて入れてしまう
顧客、案件、担当者、商品などをすべて1つのテーブルで管理すると、同じ情報が重複します。
最初にデータ構造を整理することが重要です。
Excelをそのまま再現してしまう
現在のExcelをそのままAirtableへ移すだけでは、業務改善にならない場合があります。
「なぜこのExcelが必要なのか」
から考え直すことが重要です。
自動化しすぎる
Airtableでさまざまな処理を自動化すると便利ですが、複雑になりすぎると、
「誰も仕組みを理解していない」
という状態になることがあります。
業務上重要な処理ほど、構造をシンプルに保つことが大切です。
将来のデータ量を考えていない
現在1000件しかないから問題ないとしても、毎月5000件増える場合は状況が異なります。
数年利用する前提でデータ量を見積もっておく必要があります。
Airtableに関するよくある質問
Airtableだけで業務システムを作れますか？
顧客管理、案件管理、問い合わせ管理、タスク管理など、比較的シンプルな業務であればAirtableだけでも構築可能です。
一方、複雑な処理、大量データ、高度な権限管理などが必要な場合は、別システムとの組み合わせや専用開発を検討した方がよいでしょう。
ExcelからAirtableへ移行できますか？
可能です。
ただし、Excelの表をそのまま移すのではなく、
- 顧客
- 案件
- 商品
- 担当者
など、データを整理してから移行した方が使いやすいシステムになります。
Airtableで在庫管理はできますか？
小規模な在庫管理であれば可能です。
商品マスタ、入庫、出庫、現在庫などを管理できます。
ただし、複数倉庫、ロット、バーコード、発注、棚卸などが複雑になる場合は、専用の在庫管理システムを検討した方がよいでしょう。
Airtableで顧客ごとに表示する情報を変えられますか？
一定範囲の権限設定やインターフェースの共有設定は可能です。
ただし、ユーザーごとに非常に細かな閲覧・編集制御が必要な場合は、事前に権限要件を整理する必要があります。
Airtableから専用システムへ移行できますか？
可能です。
むしろ業務要件がまだ固まっていない場合は、
Airtableで試す
↓
業務を固める
↓
専用Webシステムへ移行する
という進め方も有効です。
データ移行を想定して、最初から顧客、案件、商品などのデータ構造を整理しておくことが重要です。
AirtableとNotionはどちらが業務システムに向いていますか？
用途によります。
社内Wiki、議事録、マニュアルなど、文章を中心に管理する場合はNotionが便利です。
一方、
- 顧客
- 案件
- 商品
- 進捗
- 問い合わせ
など、構造化された業務データを中心に扱う場合はAirtableが適しているケースがあります。
hiro-dev-labではAirtable導入前の業務整理から相談できます
Airtableは便利なツールですが、
「Airtableで作れるか」
だけでシステムを決めることはおすすめできません。
重要なのは、現在の業務を整理したうえで、
- Airtable
- Excel・Googleスプレッドシート
- GAS
- 業務自動化ツール
- AI
- 専用Webシステム
などから適した方法を選ぶことです。
hiro-dev-labでは、システムを作ることだけでなく、
- 現在の業務フローの整理
- 課題の整理
- 要求整理
- 必要機能の洗い出し
- データ構造の整理
- Airtableで対応できる範囲の整理
- 専用Webシステムが必要な範囲の整理
- プロトタイプ作成
- Webシステム開発
- API連携
- AI・業務自動化
などから相談できます。
「Excel管理が限界だが、何を導入すればよいか分からない」
「Airtableで十分なのか、システム開発した方がよいのか判断できない」
という段階でも、最初に必要なのはツール選定ではなく業務整理です。
現在使っているExcelやスプレッドシート、業務の流れをもとに整理することで、過剰なシステム開発を避けながら必要な仕組みを検討できます。
まとめ
Airtableは、顧客管理、案件管理、問い合わせ管理、進捗管理などの業務システムを比較的短期間で構築できるツールです。
特に、
「Excel管理では限界を感じているが、本格的なシステム開発をするほどではない」
という企業には適しています。
一方で、
- 複雑な業務ロジック
- 大量データ
- 高度な権限管理
- 独自画面
- 多数の外部システム連携
などが必要になると、専用Webシステムの方が適している場合があります。
重要なのは、Airtableを使うこと自体を目的にしないことです。
現在の業務と課題を整理し、
「Airtableで十分なのか」
「別のツールと組み合わせるのか」
「専用システムを開発するのか」
を判断することで、業務に合ったシステムを作りやすくなります。