社内の申請業務について、
「紙の申請書に記入して上司へ提出している」
「Excelで申請書を作成し、メールに添付している」
「誰の確認待ちなのか分からない」
「承認後に内容を別のExcelやシステムへ入力している」
といった問題はないでしょうか。
申請件数が少ないうちは、紙・Excel・メールでも対応できます。
しかし、申請件数や利用者が増えると、
- 申請書を探す
- 承認待ちを確認する
- 最新ファイルを判断する
- 申請内容を台帳へ転記する
- 過去の申請履歴を探す
といった管理作業が増えていきます。
こうした場合に検討したいのが、申請業務のシステム化です。
例えば、
申請者がWebフォームへ入力
↓
上司へ自動通知
↓
システム上で承認
↓
担当部署へ通知
↓
申請データを保存
という流れに変更すれば、紙の回覧やExcelファイルのメール送付を減らせます。
ただし、現在使っている申請書をそのままWeb画面へ置き換えるだけでは、十分な業務改善にならない場合があります。
重要なのは、
現在の申請業務を整理 → 不要な工程を見直す → 申請・承認ルールを整理 → 必要な部分をシステム化
という順番で進めることです。
この記事では、申請業務をシステム化する方法、紙・Excel・メール運用から移行する手順、必要な機能や設計ポイントまで具体的に解説します。
申請業務のシステム化とは
申請業務のシステム化とは、紙やExcelで行っている申請受付・確認・承認・履歴管理などを、Webシステムやワークフローサービスで管理できるようにすることです。
例えば現在、
社員がExcelで申請書を作成
↓
上司へメール送付
↓
上司が内容確認
↓
承認済みファイルを担当部署へ転送
↓
担当者が台帳へ入力
という業務があるとします。
これを、
Webフォームから申請
↓
承認者へ自動通知
↓
システム上で承認
↓
担当部署へ自動通知
↓
申請情報をデータベースへ保存
という形に変更します。
これにより、
- ファイル作成
- メール添付
- 転送
- 台帳への転記
などを減らせる可能性があります。
申請業務のシステム化では、単純なペーパーレス化だけでなく、申請情報をデータとして管理できる状態にすることが重要です。
紙・Excel・メールによる申請業務で起こりやすい問題
従来の申請方法には、いくつか共通した問題があります。
誰の確認待ちなのか分からない
紙申請の場合、
申請者
↓
課長
↓
部長
↓
経理
と書類を回覧していると、現在どこにあるのか分からなくなることがあります。
メールでも同様です。
上司へ送信した後、
確認してもらったのか？
次の承認者へ転送されたのか？
を申請者が把握できないケースがあります。
申請がメールに埋もれる
メールで申請を受け付ける場合、通常の業務メールと一緒に届きます。
承認者に大量のメールが届いていると、
- 見落とし
- 対応忘れ
- 後回し
が発生する可能性があります。
最新ファイルが分からなくなる
Excel申請でよく起こる問題です。
例えば、
申請書.xlsx
申請書_修正.xlsx
申請書_修正2.xlsx
申請書_最終.xlsx
のようにファイルが増えると、どれが最新版なのか分からなくなります。
二重入力が発生する
紙やExcelで申請を受けた後、
- 管理台帳
- 会計システム
- 人事システム
- 設備管理システム
などへ再入力しているケースがあります。
申請情報を最初からデータとして取得できれば、後工程で再利用できる可能性があります。
過去の申請を探しにくい
例えば、
昨年度の設備購入申請を確認したい
という場合です。
紙の場合はファイルを探し、メールの場合はキーワード検索する必要があります。
システムで管理すれば、
- 申請者
- 部署
- 申請日
- 金額
- ステータス
などから検索できます。
集計に時間がかかる
Excelや紙で申請していると、
「今月何件申請されたか」
「部署別の申請金額はいくらか」
「差し戻しが多い申請は何か」
といった情報を確認するために別途集計が必要になります。
申請業務をシステム化するメリット
申請業務をシステム化すると、主に次のような改善が期待できます。
1．申請方法を統一できる
申請者ごとに、
- Excel
- メール
- 紙
- チャット
など異なる方法で依頼されると、管理が複雑になります。
申請画面を一つに統一すれば、
申請はこのシステムから行う
というルールを作れます。
2．入力チェックを自動化できる
紙やExcelでは、
- 必須項目が空欄
- 日付の形式が違う
- 金額が入力されていない
といった不備が発生します。
Webフォームであれば、
- 必須入力
- 数値チェック
- 日付チェック
- 選択肢
- 入力文字数
などを設定できます。
申請前に入力ミスを検出できるため、差し戻しを減らしやすくなります。
3．申請状況を確認できる
例えば、
- 下書き
- 申請中
- 承認待ち
- 差し戻し
- 承認済み
- 完了
などのステータスを管理します。
申請者・承認者・管理者が現在の状況を確認できるため、
今どうなっていますか？
という確認作業を減らせます。
4．承認者へ自動通知できる
申請されたタイミングで、次の承認者へ通知します。
例えば、
申請
↓
課長へ通知
↓
課長承認
↓
部長へ通知
という流れです。
メールやチャットなどと連携することもできます。
5．承認・差し戻し履歴を残せる
システム上で、
- 誰が
- いつ
- 承認したか
- 差し戻したか
- どんなコメントを残したか
を保存できます。
紙やメールよりも履歴を追いやすくなります。
6．検索・集計しやすくなる
申請情報をデータベースで管理すると、
- 申請日
- 部署
- 申請者
- 金額
- ステータス
などを条件に検索できます。
また、必要に応じてCSV出力や集計画面を作ることもできます。
7．他システムへデータ連携できる
承認済みの情報を別システムへ再入力している場合は、データ連携を検討できます。
例えば、
購買申請
↓
承認
↓
発注システムへ登録
という流れです。
APIやCSV連携によって、二重入力を減らせる可能性があります。
申請業務をシステム化する前に整理する7項目
システム開発へ進む前に、まず現在の業務を整理します。
1．どんな申請があるのか
最初に申請業務を棚卸しします。
例えば、
- 経費申請
- 購買申請
- 休暇申請
- 稟議
- 設備申請
- アカウント発行申請
- 値引き申請
- 契約申請
- 出張申請
などです。
申請種類によって必要な項目や承認フローは異なります。
2．誰が申請するのか
例えば、
- 全社員
- 営業担当者
- 管理職
- 特定部署
- 社外ユーザー
などです。
利用者によって必要な権限や認証方法も変わります。
3．何を入力するのか
例えば設備購入申請なら、
- 商品名
- 金額
- 購入理由
- 希望日
- 仕入先
- 見積書
などがあります。
現在の紙やExcelにある項目を確認し、
本当に必要な項目だけ残すこと
が重要です。
4．誰が確認・承認するのか
申請後の処理担当者を整理します。
例えば、
社員
↓
課長
↓
部長
↓
経理
という流れです。
部署・金額・申請種類によって承認者が変わる場合もあります。
5．差し戻し時にどうするのか
申請内容に問題がある場合、
- 申請者へ戻す
- 前の承認者へ戻す
- 修正後に最初から承認する
- 差し戻した承認者から再開する
などのルールがあります。
システム化する前に整理しておきます。
6．承認後に何をするのか
申請は承認されたら終わりとは限りません。
例えば、
購入申請
↓
承認
↓
発注
↓
納品
↓
設備台帳登録
と続く場合があります。
承認後の業務まで確認しておくと、システム化の範囲を決めやすくなります。
7．どのような履歴が必要なのか
業務によっては、
- 申請日時
- 承認日時
- 承認者
- 差し戻し理由
- 変更内容
などを保存する必要があります。
後から追加すると設計変更が大きくなることがあるため、要件整理の段階で確認します。
申請業務をシステム化する7ステップ
STEP1｜現在の申請業務を可視化する
まず現在のAs-Is業務を整理します。
例えば、
社員がExcel申請書を作る
↓
メールで課長へ送信
↓
課長が確認
↓
部長へ転送
↓
部長が承認
↓
担当部署へ転送
↓
担当者が台帳へ入力
という流れです。
実際に誰が何をしているのかを書き出します。
STEP2｜問題点を洗い出す
現在の業務から、
- Excel作成が面倒
- メールへ添付している
- 承認漏れがある
- 最新ファイルが分からない
- 台帳へ再入力している
- 過去申請を探しにくい
などを整理します。
STEP3｜不要な工程を見直す
例えば、
課長と部長の両方が同じ内容を確認している
のであれば、本当に両方の承認が必要なのか確認します。
現在の申請業務をそのままシステムへ持ち込むのではなく、業務自体を見直します。
STEP4｜改善後の業務フローを作る
To-Be業務を考えます。
例えば、
Webフォームへ入力
↓
課長へ自動通知
↓
課長承認
↓
部長へ自動通知
↓
部長承認
↓
担当部署へ通知
↓
完了
という形です。
STEP5｜ステータスを決める
例えば、
- 下書き
- 申請中
- 承認待ち
- 差し戻し
- 承認済み
- 却下
- 完了
などです。
必要以上に細かくすると運用が難しくなるため、業務上必要な状態に絞ります。
STEP6｜必要な機能を整理する
例えば、
- 申請一覧
- 新規申請
- 下書き保存
- 承認
- 差し戻し
- 添付ファイル
- コメント
- ステータス
- 通知
- 検索
- CSV出力
などです。
STEP7｜小さく導入する
すべての申請業務を一度にシステム化する必要はありません。
例えば、
設備購入申請だけ
から始めます。
利用者の反応や業務改善効果を確認してから、
- 経費申請
- 稟議
- 契約申請
などへ広げる方法があります。
紙の申請業務をシステム化する具体例
システム化前
社員が紙へ記入
↓
課長へ提出
↓
課長が押印
↓
部長へ回覧
↓
部長が押印
↓
担当部署へ提出
↓
紙をファイル保管
問題
- 書類がどこにあるか分からない
- 承認者不在で止まる
- 過去申請を探しにくい
- 保管スペースが必要
システム化後
申請フォーム入力
↓
課長へ通知
↓
課長承認
↓
部長へ通知
↓
部長承認
↓
データ保存
必要に応じてPDF出力も行います。
Excel・メール申請をシステム化する具体例
システム化前
Excel申請書を作成
↓
メール添付
↓
課長が確認
↓
修正依頼
↓
Excelを修正
↓
再送信
↓
承認
問題
- ファイルが増える
- 最新版が分からない
- メールに埋もれる
- 差し戻し履歴を追いにくい
システム化後
申請画面から入力
↓
課長へ通知
↓
差し戻し
↓
申請データを修正
↓
再申請
↓
承認
一つの申請データを更新するため、ファイル管理を減らせます。
申請後のExcel転記をなくす具体例
システム化前
紙・Excelで申請
↓
承認
↓
担当者が管理Excelへ入力
問題
同じ内容を二回入力します。
さらに入力ミスが発生する可能性があります。
システム化後
申請フォーム
↓
承認
↓
データベースへ保存
↓
一覧画面・CSVから確認
申請時のデータをそのまま管理に利用できます。
申請システムに必要な主な機能
業務によって異なりますが、代表的な機能は次のとおりです。
申請登録
申請内容を入力します。
下書き保存
入力途中の申請を保存します。
申請一覧
自分が申請した内容やステータスを確認します。
承認待ち一覧
承認者が対応すべき申請を確認します。
承認
申請を次の工程へ進めます。
差し戻し
修正が必要な申請を戻します。
却下
申請を認めない場合に終了します。
添付ファイル
見積書・資料などを添付します。
コメント
承認・差し戻し時の理由を記録します。
ステータス管理
現在の状態を管理します。
通知
申請・承認・差し戻しなどを通知します。
履歴管理
誰がいつ操作したかを保存します。
検索
過去の申請を検索します。
権限管理
申請者・承認者・管理者などで操作範囲を分けます。
【コピペ用】申請業務システム化ヒアリングシート
基本情報
申請名：
利用部署：
月間申請件数：
利用人数：
現在の申請方法
紙：
Excel：
メール：
Googleフォーム：
既存システム：
その他：
申請者
申請できる人：
申請する部署：
入力項目
必須項目：
任意項目：
添付ファイル：
承認
第1承認者：
第2承認者：
第3承認者：
承認条件：
差し戻し
差し戻し先：
差し戻し理由：
再申請方法：
通知
申請時：
承認時：
差し戻し時：
完了時：
ステータス
下書き：
申請中：
承認待ち：
差し戻し：
承認済み：
完了：
その他：
履歴
申請日時：
承認日時：
承認者：
変更内容：
コメント：
承認後の業務
次の担当部署：
別システムへの入力：
Excelへの転記：
帳票作成：
その他：
現在の問題
紙の回覧：
メールの見落とし：
承認待ち：
最新版管理：
二重入力：
検索：
集計：
その他：
Googleフォームだけで申請業務をシステム化できる？
簡単な申請受付であれば、Googleフォームなどで対応できる場合があります。
例えば、
申請者がフォーム入力
↓
スプレッドシートへ保存
↓
担当者へ通知
という構成です。
小規模な業務なら、低コストで導入できます。
一方、
- 複数段階の承認
- 差し戻し
- 権限管理
- 詳細な履歴
- 条件による承認ルート分岐
- 他システムとの連携
などが必要になると、ワークフローSaaSやWebシステムの方が管理しやすくなる場合があります。
ワークフローSaaSと独自システムはどう使い分ける？
申請業務をシステム化するとき、必ず独自開発する必要はありません。
ワークフローSaaSが向いているケース
- 一般的な経費申請
- 稟議
- 休暇申請
- 購買申請
- 標準的な承認フロー
- すぐ利用開始したい
既存サービスで十分対応できる場合は、独自開発より導入コストを抑えられることがあります。
独自Webシステムが向いているケース
- 自社特有の申請業務がある
- 複雑な条件分岐がある
- 申請後の業務まで管理したい
- 既存の顧客・案件・在庫管理と連携したい
- 独自画面が必要
- API連携が必要
例えば、
案件登録
↓
見積申請
↓
承認
↓
受注
↓
請求
まで一つの業務システムで管理する場合などです。
申請業務をシステム化するときは前後の業務も確認する
申請部分だけをデジタル化しても、その後に手作業が残る場合があります。
例えば、
Webフォームから申請
↓
上司が承認
↓
担当者がExcelへ転記
↓
別システムへ入力
という状態です。
これでは、申請部分は効率化できても二重入力は残ります。
そこで、
申請前 → 申請 → 承認 → 承認後
まで業務フロー全体を確認します。
承認済みデータをそのまま次の業務へ利用できないか検討します。
申請業務のシステム化でよくある失敗
失敗1｜現在の申請書をそのままWeb化する
紙やExcelに不要な項目が残っている場合、そのままシステム化すると入力負担も残ります。
現在使っている項目を見直します。
失敗2｜不要な承認をそのまま残す
システム化前に、
この承認は本当に必要か？
を確認します。
承認工程を減らすだけで処理時間が短くなることもあります。
失敗3｜申請だけデジタル化する
申請後にExcel転記や紙印刷が残ると、十分な改善になりません。
業務全体を確認します。
失敗4｜差し戻しを設計していない
正常に承認される場合だけでなく、
- 差し戻し
- 修正
- 再申請
- 却下
- 取り下げ
も考えます。
失敗5｜通知だけで管理する
承認依頼をメール通知するだけでは、再びメールに埋もれる可能性があります。
システム内で「承認待ち一覧」を確認できるようにする方法があります。
失敗6｜権限を考えない
申請内容によっては個人情報や機密情報を含むことがあります。
申請者・承認者・管理者など、誰が何を閲覧できるのか整理します。
失敗7｜最初からすべての申請を対象にする
申請種類が多い企業では、最初から全部をシステム化すると要件が複雑になります。
負担が大きい業務から段階的に導入する方法があります。
申請業務のシステム化に関するよくある質問
申請業務はすべてシステム化した方がよいですか？
必ずしもそうではありません。
年に数件しか発生しない簡単な申請であれば、既存ツールで十分な場合があります。
件数・作業時間・ミス・承認待ちなどを見て判断します。
紙の申請書しかなくてもシステム化できますか？
可能です。
現在の紙申請書は、必要な入力項目や承認業務を理解するための重要な資料になります。
そこから業務フローを整理できます。
Excelの申請書をWeb化できますか？
可能です。
ただしExcelのレイアウトをそのまま再現するのではなく、必要な入力項目と業務フローを整理してWeb画面を設計します。
メールでの承認をなくせますか？
承認処理自体をシステムへ移行することは可能です。
メールは「承認依頼が来た」という通知だけに利用し、承認操作はシステム上で行う方法があります。
申請内容をCSV出力できますか？
システムの設計次第で可能です。
他システムへの連携や集計用途としてCSV出力を用意するケースがあります。
hiro-dev-labでは申請業務の整理から相談できます
hiro-dev-labでは、Webシステム開発だけでなく、紙・Excel・メールで行っている現在の申請業務を整理する段階から相談できます。
例えば、
- 現在の申請書・帳票確認
- 業務棚卸し
- As-Is業務フローの可視化
- 紙・Excel・メール運用の整理
- 不要な工程の洗い出し
- To-Be業務フローの設計
- 申請項目整理
- 承認・差し戻しルール整理
- ステータス設計
- 権限設計
- 通知・履歴設計
- 二重入力の整理
- API・CSV連携
- 要求整理
- 業務要件・機能要件整理
- Webシステム設計・開発
などです。
例えば、
紙の申請書をなくしたい
Excel申請書をメール添付している
誰の承認待ちなのか分からない
承認後に同じ内容を別システムへ入力している
自社独自の申請業務をシステム化したい
という状態でも、
現在の申請業務 → 課題 → 改善後の業務 → 必要な機能 → システム化
の順番で整理できます。
まとめ｜申請業務は「紙をWebにする」だけでなく業務全体を見直す
申請業務をシステム化する場合、
「紙の申請書をWebフォームにする」
だけで終わらせる必要はありません。
まず、
- どんな申請業務があるのか
- 誰が申請するのか
- 何を入力するのか
- 誰が確認・承認するのか
- 差し戻し時にどうするのか
- どのような履歴が必要なのか
- 承認後に何をするのか
を整理します。
その上で、
申請 → 承認 → 差し戻し → 再申請 → 完了
という業務をシステム上で管理します。
さらに、
- Webフォーム
- ステータス管理
- 承認待ち一覧
- 通知
- 履歴管理
- 権限管理
- 検索
- CSV出力
- 他システム連携
などを必要に応じて組み合わせます。
特に重要なのは、現在の紙・Excel・メール業務をそのまま電子化しないことです。
例えば、
Excel申請書を作る
↓
メールで送る
↓
承認後に管理台帳へ入力
という業務であれば、
申請フォームへ入力
↓
システム上で承認
↓
同じデータをそのまま管理
という形へ変えられないか考えます。
「紙の申請をなくしたい」
「Excelファイルのやり取りを減らしたい」
「メールによる承認漏れを防ぎたい」
「申請内容の二重入力をなくしたい」
という場合は、まず現在の申請から承認後までの業務フローを書き出すところから始めてみてください。