業務改善やシステム化を進めたいものの、
「そもそも社内にどんな業務があるのか整理できていない」
「誰が何を担当しているのか分からない」
「Excelやシステムへの二重入力が多い気がする」
「業務を自動化したいが、どこから手を付ければよいか分からない」
という企業は少なくありません。
こうした場合、いきなり新しいシステムを導入したり、業務自動化ツールを使ったりするのではなく、最初に行いたいのが業務棚卸しです。
業務棚卸しでは、現在行っている業務について、
- 何をしているのか
- 誰が担当しているのか
- どのくらい時間がかかっているのか
- どのツールを使っているのか
- どのくらいの頻度で発生するのか
- どこに問題があるのか
を整理します。
これにより、
ムダな作業、属人化、二重入力、手作業、待ち時間
などを発見しやすくなります。
この記事では、業務棚卸しのやり方を7つのステップに分けて解説します。
システム化や業務自動化を検討している場合に、どの業務から改善すべきか判断する方法まで紹介します。
業務棚卸しとは
業務棚卸しとは、組織や部署で現在行われている業務を洗い出し、内容・担当者・時間・頻度・使用ツールなどを整理することです。
例えば営業部門であれば、
- 問い合わせ対応
- 見積作成
- 顧客登録
- 商談
- 受注登録
- 契約書作成
- 売上報告
- 月次集計
など、さまざまな業務があります。
さらに「見積作成」という業務だけでも、
- 顧客情報を確認する
- 商品情報を確認する
- Excelで見積書を作る
- PDFへ変換する
- メールへ添付する
- 顧客へ送信する
- 送信履歴を記録する
と複数の作業に分かれている場合があります。
業務棚卸しでは、このように普段何となく行っている仕事を一つずつ見える状態にすることが重要です。
なぜ業務棚卸しが必要なのか
業務改善を考えるとき、
AIを導入したい
新しいシステムを作りたい
RPAで自動化したい
と解決方法から考えてしまうことがあります。
しかし、現在の業務を把握していなければ、何を改善すれば効果が大きいのか判断できません。
例えば、
毎月5分しかかからない作業を自動化するより、
毎日10人が30分ずつ行っている入力作業を改善した方が、効果は大きいでしょう。
また、現状業務を整理せずにシステム化すると、ムダな業務までそのままシステムへ組み込んでしまう可能性があります。
そのため、
業務棚卸し → 課題整理 → 改善方法検討 → システム化・自動化
という順番で進めることが重要です。
業務棚卸しで見つけたい5つの問題
業務棚卸しでは、単に業務一覧を作るだけではありません。
特に次の5つを探します。
1．ムダな業務
業務を続けている理由が明確ではない作業です。
例えば、
- 誰も見ていない報告書を毎月作っている
- 念のため同じデータを別ファイルへ保存している
- 過去のルールのまま不要な確認作業を続けている
などです。
「昔からやっている」という理由だけで残っている業務がないか確認します。
2．属人化している業務
特定の担当者しか処理できない業務です。
例えば、
月末集計はAさんしか計算方法を知らない
特定顧客への請求処理はBさんしかできない
という状態です。
担当者が休職・異動・退職すると業務が止まる可能性があります。
業務棚卸しによって属人化している業務を把握し、
- マニュアル化
- 標準化
- システム化
- 自動化
などを検討します。
3．二重入力
同じ情報を複数のExcelやシステムへ入力している状態です。
例えば、
顧客から申込
↓
Excelへ入力
↓
顧客管理システムへ入力
↓
請求システムへ入力
という業務です。
顧客名・住所・金額などを何度も入力しているなら、システム連携や情報の一元管理によって削減できる可能性があります。
4．手作業
人が毎回同じ操作を繰り返している業務です。
例えば、
- CSVをダウンロードする
- Excelへ貼り付ける
- 集計する
- PDFを作る
- メールで送る
といった定型業務です。
ルールが明確な定型作業は、システム化や自動化の候補になります。
5．待ち時間
実際の作業時間ではなく、
「確認待ち」
「承認待ち」
「他部署からの回答待ち」
によって業務が遅れているケースです。
例えば、
申請作成：10分
↓
上司承認待ち：2日
↓
経理処理：10分
という場合、改善すべきなのは入力時間ではなく、承認フローかもしれません。
業務棚卸しのやり方7ステップ
ここから、実際の業務棚卸しの進め方を解説します。
STEP1｜対象となる部署・業務範囲を決める
最初に、どこまで棚卸しするのか決めます。
例えば、
- 営業部
- 経理部
- 在庫管理
- 受注業務
- 請求業務
- 顧客対応
などです。
最初から会社全体を対象にすると業務量が多くなり、整理が進まないことがあります。
システム化や業務改善を目的としているのであれば、まず改善したい業務や部署に絞る方法があります。
例えば、
営業部門の顧客・案件管理業務
商品の入庫から出庫までの在庫管理業務
受注から請求までの業務
など、ある程度範囲を限定します。
STEP2｜業務をすべて洗い出す
次に、対象範囲で行っている業務を洗い出します。
営業部門であれば、
- 問い合わせ確認
- 新規顧客登録
- 商談
- 見積作成
- 見積送付
- 受注登録
- 契約書作成
- 案件進捗更新
- 売上報告
- 月次集計
などがあります。
この段階では、改善するかどうかを考えずに、現在実際に行っている業務を出すことが重要です。
「これは不要かもしれない」
と思っても、一度一覧へ入れます。
業務を削除するかどうかは、その後に判断します。
STEP3｜業務を作業レベルまで分解する
業務一覧ができたら、必要に応じて作業単位まで分解します。
例えば「請求書作成」という業務なら、
- 売上データを確認する
- Excelへ金額を入力する
- 請求書を作成する
- PDFへ変換する
- ファイル名を変更する
- メールへ添付する
- 顧客へ送信する
- 送付済みとして記録する
などです。
このように分解すると、
Excel入力は不要ではないか
PDF生成を自動化できないか
メール送信までシステムからできないか
といった改善案を考えやすくなります。
ただし、すべての業務を細かく分解すると膨大になるため、まずは大分類で整理し、問題がありそうな業務だけ詳細化する方法が効率的です。
STEP4｜担当者・頻度・作業時間を記録する
次に、それぞれの業務について基本情報を整理します。
最低限、次の項目があると分析しやすくなります。
- 業務名
- 担当部署
- 担当者
- 発生頻度
- 1回あたりの作業時間
- 月間件数
例えば、
| 業務 | 担当者 | 頻度 | 1回の時間 | 月間件数 |
|---|---|---|---|---|
| 顧客登録 | 営業 | 随時 | 5分 | 100件 |
| 見積作成 | 営業 | 随時 | 15分 | 80件 |
| 月次集計 | 管理者 | 月1回 | 4時間 | 1回 |
という形です。
作業時間を把握すると、改善効果を定量的に考えられます。
例えば、
顧客登録：5分 × 月100件
なら、毎月500分、約8時間20分かかっています。
複数人が同じ作業をしている場合は、さらに大きな時間になります。
STEP5｜使用ツール・データを整理する
次に、各業務で利用しているツールを整理します。
例えば、
- Excel
- Googleスプレッドシート
- メール
- Slack
- 紙
- 顧客管理システム
- 会計ソフト
- 基幹システム
などです。
さらに、
「何の情報を扱っているか」
も確認します。
例えば顧客登録なら、
- 顧客名
- 電話番号
- メールアドレス
- 住所
- 担当者
などです。
ここで重要なのが、同じ情報を複数の場所へ入力していないかです。
例えば、
顧客情報
→ Excel
顧客情報
→ CRM
顧客情報
→ 請求システム
と3か所へ入力している場合、二重・三重入力が発生しています。
業務棚卸しでは、作業だけでなく「データがどこからどこへ移動しているのか」も確認します。
STEP6｜業務ごとの問題点を評価する
業務一覧ができたら、それぞれの業務に問題がないか確認します。
例えば、次の項目で評価できます。
時間がかかる
1回の作業時間、月間作業時間が大きい業務です。
件数が多い
1回は短時間でも、毎日大量に発生する業務です。
属人化している
特定の担当者しか処理できない業務です。
二重入力がある
同じ情報を複数のExcel・システムへ入力している業務です。
ミスが発生しやすい
コピー＆ペースト、転記、手計算など、人為的なミスが発生しやすい業務です。
待ち時間が長い
承認・確認・連絡待ちなどによって処理が止まる業務です。
紙やExcelに依存している
複数人で共有しにくい、検索しにくい、最新版が分かりにくいなどの問題がある業務です。
これらに当てはまる業務ほど、改善候補として優先度が高くなります。
STEP7｜廃止・改善・自動化・システム化に分類する
最後に、それぞれの業務をどのように扱うか考えます。
大きく分けると、次のように分類できます。
廃止
そもそも不要な業務です。
例えば、
誰も利用していないExcelレポートを毎週作成している
のであれば、作業自体をやめられないか検討します。
統合
似た業務やデータをまとめます。
例えば、部署ごとに別々の顧客Excelを管理しているなら、一元管理できないか検討します。
標準化
担当者ごとにやり方が異なる業務を統一します。
属人化を解消するために、
- 手順を決める
- フォーマットを統一する
- マニュアルを作る
などを行います。
自動化
決められたルールで繰り返す業務を自動化します。
例えば、
- CSV集計
- 定型メール送信
- PDF生成
- データ転記
- 定期レポート作成
などです。
システム化
複数人で情報を共有したり、業務全体を管理したりする場合は、Webシステムなどを検討します。
例えば、
- 顧客管理
- 案件管理
- 在庫管理
- 予約管理
- 申請・承認
- 問い合わせ管理
などです。
業務棚卸しでは「業務名」だけで終わらせない
業務棚卸しでよくあるのが、
| 業務 |
|---|
| 顧客管理 |
| 見積作成 |
| 請求 |
| 在庫管理 |
という一覧だけを作って終わってしまうことです。
これだけでは、改善すべき業務を判断できません。
最低でも、
- 誰が
- 何を
- どのくらいの頻度で
- 何分かけて
- どのツールを使い
- 何のデータを扱っているか
まで整理します。
さらに、
- 困っていること
- ミスの頻度
- 属人化
- 二重入力
- 自動化可能性
などを追加すると、業務改善につなげやすくなります。
【コピペ用】業務棚卸しシート
業務棚卸しを始める場合は、以下の項目をExcelやGoogleスプレッドシートへ作成すると整理しやすくなります。
基本情報
業務名：
業務内容：
担当部署：
担当者：
発生量
発生頻度：
1日・1週間・1か月あたりの件数：
1回あたりの作業時間：
月間作業時間：
使用ツール
Excel：
Googleスプレッドシート：
メール：
紙：
既存システム：
その他：
データ
入力する情報：
参照する情報：
出力する情報：
保存先：
他の業務との連携
前工程：
後工程：
情報を受け取る部署：
情報を渡す部署：
課題
時間がかかる：
二重入力がある：
手作業が多い：
属人化している：
ミスが発生する：
待ち時間がある：
紙を使っている：
Excelに依存している：
その他：
改善案
廃止できる：
統合できる：
標準化できる：
自動化できる：
システム化できる：
優先順位
改善効果：
実施難易度：
優先順位：
業務棚卸しの具体例｜顧客管理
例えば営業担当者ごとに顧客情報をExcelで管理しているケースを考えます。
現在の業務
顧客から問い合わせ
↓
担当者がExcelへ顧客情報を入力
↓
商談内容をExcelへ追記
↓
受注後に販売管理システムへ再入力
↓
月末に各担当者のExcelを管理者が集計
棚卸しで見つかった問題
- 担当者ごとにExcelが分かれている
- 他の担当者が顧客情報を確認できない
- 販売管理システムへ二重入力している
- 管理者が毎月集計している
- 担当者が休むと対応履歴が分からない
この場合、
顧客・案件情報を一元管理するWebシステム
を検討できます。
必要な機能として、
- 顧客管理
- 案件管理
- 対応履歴
- 担当者管理
- ステータス管理
- 検索
- 集計
などが考えられます。
業務棚卸しの具体例｜請求書作成
現在の業務
販売管理システムから売上CSVを出力
↓
Excelへ貼り付け
↓
顧客別に金額を集計
↓
請求書テンプレートへ転記
↓
PDF化
↓
メールへ添付
↓
顧客へ送付
棚卸しで見つかった問題
- CSV加工を毎月手作業で行っている
- 金額を転記している
- PDFを1件ずつ作成している
- メールを個別に作っている
このような業務は、
- データ自動集計
- 請求書自動生成
- PDF自動生成
- メール自動送信
などによって効率化できる可能性があります。
業務棚卸しの具体例｜在庫管理
現在の業務
商品入荷
↓
入荷表へ記入
↓
Excelへ入力
↓
販売時に別のExcelへ入力
↓
週末に在庫数を集計
↓
不足商品を発注
棚卸しで見つかった問題
- 入荷情報を紙とExcelへ二重入力している
- 入庫と出庫でファイルが分かれている
- 現在庫をリアルタイムに確認できない
- 毎週集計作業が必要
- Excelの入力ミスがある
こうした場合は、
- 入庫管理
- 出庫管理
- 在庫一覧
- 在庫履歴
- 発注点管理
などを持つ在庫管理システムを検討できます。
業務棚卸しで属人化を見つける方法
属人化は「担当者名」を記載するだけでは見つけにくい場合があります。
次の質問をすると判断しやすくなります。
この担当者が1週間休んだ場合、他の人でも処理できますか？
「できない」
となる場合、その業務は属人化している可能性があります。
さらに、
- マニュアルがない
- 判断基準が担当者の経験に依存している
- Excelの計算式を本人しか理解していない
- パスワードやファイルの場所を担当者しか知らない
なども確認します。
属人化している業務すべてをシステム化する必要はありません。
まず、
標準化 → マニュアル化 → 必要に応じてシステム化
という順番で考えることもできます。
二重入力を見つけるには「データ」に注目する
業務名だけを見ていると二重入力を発見できないことがあります。
そこで、
どのデータを、どこへ入力しているか
を確認します。
例えば、
顧客名
問い合わせフォーム
↓
営業Excel
↓
CRM
↓
請求システム
商品情報
商品マスタ
↓
在庫Excel
↓
販売管理システム
という状態です。
同じデータが複数のシステムやExcelを移動している場合、
- API連携
- CSV連携
- データベース一元化
- 自動転記
などによって改善できる可能性があります。
業務改善の優先順位は「時間」だけで決めない
月間作業時間が大きい業務は改善候補になります。
しかし、作業時間だけで優先順位を決めるのは適切ではありません。
例えば、
- 月間作業時間
- 発生頻度
- 担当人数
- ミスの発生頻度
- ミスした場合の影響
- 属人化リスク
- 顧客への影響
- 改善コスト
なども考慮します。
例えば月1時間しかかからない業務でも、入力ミスによって高額な請求間違いが発生するのであれば、優先度は高くなる可能性があります。
業務棚卸しからシステム化する業務を選ぶ方法
業務棚卸しを行うと、
「改善したい業務」
が大量に出てくる場合があります。
その中からシステム化する業務を選ぶ場合は、
改善効果が高く、実現難易度が比較的低いもの
から検討すると進めやすくなります。
例えば、
優先度が高くなりやすい業務
- 毎日発生する
- 多人数が行っている
- 二重入力がある
- 定型作業が多い
- ミスが多い
- Excelが複数に分散している
- 情報共有に問題がある
優先度が低くなりやすい業務
- 年に1〜2回しか発生しない
- 数分で完了する
- 自動化が非常に難しい
- システム化しても効果が小さい
業務棚卸しの目的は、すべてをシステム化することではありません。
投資対効果が高い業務を見つけることが重要です。
システム化以外の選択肢も考える
業務棚卸しによって問題が見つかったからといって、必ずシステム開発が必要とは限りません。
改善方法には、
- 業務を廃止する
- 作業手順を変更する
- Excelを改善する
- Googleスプレッドシートを共有する
- GASで自動化する
- 既存SaaSを導入する
- RPAを利用する
- Webシステムを開発する
- AIを活用する
などがあります。
例えば単純な定型集計であれば、Webシステムを開発するよりExcelやGASで自動化した方が費用を抑えられることがあります。
一方、
- 複数人で利用する
- 大量のデータを扱う
- 権限管理が必要
- 履歴を残したい
- 複数業務を一元管理したい
という場合は、Webシステム化が向いている可能性があります。
業務棚卸しでよくある失敗
失敗1｜管理者だけで作る
管理者が把握している業務と、現場が実際に行っている業務は異なる場合があります。
実際の担当者へヒアリングすることが重要です。
失敗2｜理想の業務を書いてしまう
業務棚卸しでは、まず現在実際に行っている業務を整理します。
「本来こうするべき」
ではなく、
「実際にどうしているか」
を記録します。
改善後の業務は、その後に考えます。
失敗3｜細かくしすぎる
すべての操作を最初から記録すると、業務一覧が膨大になります。
まずは主要業務を整理し、問題がある業務だけ作業単位へ分解します。
失敗4｜業務一覧を作って終わる
業務を列挙するだけでは業務改善につながりません。
必ず、
- 時間
- 件数
- 担当者
- 使用ツール
- 課題
- 改善候補
まで整理します。
失敗5｜すぐシステム化しようとする
現在のムダな業務をそのままシステム化すると、効率の悪い業務をデジタル化するだけになる可能性があります。
まず、
なくせないか → 統合できないか → 標準化できないか → 自動化・システム化できないか
という順番で検討します。
業務棚卸しに関するよくある質問
業務棚卸しは誰が行うべきですか？
業務改善担当者だけでなく、実際に業務を行っている現場担当者にも参加してもらうことが重要です。
システム化が目的の場合は、システム開発経験者と一緒に整理する方法もあります。
業務棚卸しにはどのくらい細かく書けばよいですか？
最初は「見積作成」「受注登録」などの業務単位で構いません。
時間がかかる業務や問題がある業務を見つけたら、そこだけ「Excel入力」「PDF生成」などの作業単位まで分解します。
業務棚卸しはExcelでできますか？
可能です。
業務名、担当者、頻度、作業時間、使用ツール、課題などを列にして一覧化すると整理できます。
業務の前後関係まで把握したい場合は、業務フロー図と組み合わせると分かりやすくなります。
業務棚卸しと業務フロー整理の違いは何ですか？
業務棚卸しは「どのような業務が存在するか」を一覧化・評価することが中心です。
業務フロー整理では、それぞれの業務がどのような順番でつながっているのかを可視化します。
システム化を検討する場合は、
業務棚卸し → 業務フロー可視化 → 課題整理 → 要求整理
という流れで進める方法があります。
どの業務からシステム化すればよいですか？
一般的には、
- 作業時間が長い
- 件数が多い
- 多くの人が担当している
- 二重入力がある
- 情報共有に問題がある
- ミスが発生しやすい
といった業務から検討すると効果を出しやすくなります。
ただし開発コストとのバランスも重要です。
hiro-dev-labでは業務棚卸し・業務整理から相談できます
hiro-dev-labでは、Webシステムや業務システムの開発だけでなく、開発前の業務整理から相談できます。
例えば、
- 現状業務のヒアリング
- 業務棚卸し
- Excel・帳票の確認
- 業務フローの可視化
- ムダ・二重入力・属人化の洗い出し
- As-Is業務の整理
- To-Be業務の整理
- 要求整理
- 業務要件・機能要件整理
- 開発範囲の整理
- 画面・プロトタイプ作成
- Webシステム設計・開発
- 業務自動化
などです。
例えば、
Excel業務が多いが、何からシステム化すればよいか分からない
社内業務が複雑で、開発会社へ説明できる状態になっていない
システムを作る前に業務そのものを整理したい
という段階でも、現在行っている業務を一つずつ棚卸しできます。
まとめ｜業務棚卸しは「何をシステム化するか」を決める前に行う
業務改善やシステム化を進める場合、最初から導入するツールや必要な機能を考える必要はありません。
まず、
- 対象業務を決める
- 業務を洗い出す
- 必要な業務を作業単位まで分解する
- 担当者・頻度・時間を記録する
- 使用ツール・データを整理する
- ムダ・属人化・二重入力などの課題を評価する
- 廃止・改善・自動化・システム化に分類する
という順番で業務棚卸しを行います。
特に重要なのは、
「今ある業務をすべてシステム化する」という考え方をしないこと
です。
業務を棚卸しすると、
「そもそも不要だった」
「別の作業とまとめられる」
「Excelを少し改善すれば十分」
「システム間を連携すれば入力自体をなくせる」
という業務が見つかることがあります。
その上で、
業務棚卸し → 業務フロー可視化 → 課題整理 → 要求整理 → システム化
と進めることで、必要な部分へ絞ってシステム開発を検討できます。
「社内にどんな業務があるか整理できていない」
「ムダな業務や二重入力を見つけたい」
「属人化している業務を改善したい」
「どこからシステム化すればよいか分からない」
という場合は、まず現在の業務を一覧にするところから始めてみてください。