棚卸しをExcelで効率化する方法｜集計・差異確認・入力作業を減らす方法

「棚卸しのたびに大量のExcel入力が発生する」

「紙で数えた在庫を後からExcelへ転記している」

「複数人で棚卸しすると集計に時間がかかる」

「帳簿在庫と実在庫の差異を毎回手作業で確認している」

このような棚卸し業務は、Excelの使い方を見直すだけでも効率化できる可能性があります。

棚卸しでは一般的に、

商品一覧を準備
↓
現物を数える
↓
数量を記録
↓
Excelへ入力
↓
帳簿在庫と比較
↓
差異を確認
↓
在庫数を修正

という作業が発生します。

特に時間がかかりやすいのが、

商品を探す
数量を記録する
紙からExcelへ転記する
複数担当者の結果をまとめる
在庫差異を確認する
誤入力を探す

といった部分です。

商品数や棚卸し頻度が少なければExcelでも十分対応できます。

一方、商品数や倉庫数が増えてくると、バーコードやスマートフォン、Webシステムを利用した方が効率的になる場合があります。

この記事では、Excelを利用した棚卸しの効率化方法、差異確認の自動化、複数人で行う方法、システム化する判断基準を解説します。

棚卸しとは

棚卸しとは、実際に保有している商品や資材を確認し、システムや帳簿上の在庫と一致しているか確認する作業です。

例えば、帳簿上では商品Aが100個あるとします。

実際に数えると、

帳簿在庫
100個

実在庫
97個

だった場合、

在庫差異
-3個

となります。

この差異について、

入出庫の記録漏れ
数え間違い
破損
廃棄
返品
誤出荷

などの原因を確認します。

Excelによる棚卸しの基本的な方法

小規模な棚卸しなら、次のようなExcel表を作成できます。

商品コード	商品名	保管場所	帳簿在庫	実在庫	差異
A001	商品A	棚A-01	100	97	-3
A002	商品B	棚A-02	50	50	0
A003	商品C	棚B-01	30	32	+2

差異は、

実在庫 - 帳簿在庫

で自動計算します。

これだけでも、電卓で差異を計算する必要がなくなります。

Excel棚卸しで時間がかかる原因

紙に書いてからExcelへ入力している

よくあるのが、

倉庫で紙に数量を書く
↓
事務所へ戻る
↓
Excelへ転記

という運用です。

この方法では同じ情報を2回入力することになります。

さらに、転記時に、

12
↓
21

のような入力ミスが発生する可能性があります。

商品を探す時間が長い

棚卸表の商品順と、倉庫内の商品配置が一致していない場合です。

例えばExcelが、

商品コード順

なのに、倉庫では、

棚A
棚B
棚C

に配置されています。

担当者が倉庫内を何度も往復することになります。

複数人の結果を後からまとめている

例えば、

棚A
田中

棚B
鈴木

棚C
佐藤

と分担した後、それぞれのExcelや紙を管理者がまとめる場合です。

棚卸しそのものより、集計作業の方に時間がかかることがあります。

差異だけを確認できない

すべての商品を一つずつ確認し、

「これは一致」

「これも一致」

と見ていると時間がかかります。

差異が発生した商品だけ自動抽出できれば、確認対象を減らせます。

商品コードを手入力している

商品コードを手入力すると、

A00125

を、

A00152

と間違える可能性があります。

商品数が多い場合はバーコード入力などを検討できます。

Excel棚卸しを効率化する方法

方法1．帳簿在庫と実在庫の差異を自動計算する

まず実施したい基本的な改善です。

例えば、

D列
帳簿在庫

E列
実在庫

F列
差異

とします。

差異列は、

実在庫 - 帳簿在庫

で計算します。

担当者は実在庫だけ入力すればよくなります。

差異がある商品だけ色を付ける

条件付き書式を利用します。

例えば、

差異 = 0
通常

差異 ≠ 0
赤色

とします。

棚卸し後は、赤い商品だけ確認すればよくなります。

方法2．差異がある商品だけ抽出する

フィルターを利用して、

差異
0以外

だけ表示します。

例えば1,000商品を棚卸しして、差異が20商品しかなければ、確認対象を20商品へ絞れます。

方法3．商品を保管場所順に並べる

棚卸表を商品コード順ではなく、実際に商品が置いてある順番にします。

例えば、

倉庫A
↓
棚01
↓
棚02
↓
棚03

の順です。

棚卸担当者が同じ場所を何度も往復することを減らせます。

ロケーション情報を持たせる

商品マスターに、

倉庫
棚
段

などを登録します。

例えば、

商品A
千葉倉庫
A棚
2段目

という形です。

棚卸表をロケーション順に並べることで、作業導線を改善できます。

方法4．入力欄だけ編集できるようにする

棚卸し用Excelでは、担当者が変更してよいのは実在庫だけというケースがあります。

その場合、

商品コード
編集不可

商品名
編集不可

帳簿在庫
編集不可

実在庫
編集可能

差異
自動計算

とします。

シート保護を利用すれば、数式や商品情報を誤って変更するリスクを減らせます。

方法5．入力規則を設定する

例えば実在庫には、

0以上の整数

だけを入力できるようにします。

誤って、

abc

などを入力することを防げます。

方法6．棚卸し担当者を記録する

複数人で棚卸しする場合は、

担当者
棚卸日時

を記録します。

例えば、

商品	実在庫	担当者	確認日時
商品A	97	田中	7/29 10:32

差異があった場合に、誰が確認したか分かります。

方法7．再確認欄を作る

差異商品については、一度目の棚卸数量をそのまま確定せず、再確認する方法があります。

例えば、

商品	帳簿	1回目	再確認	確定
商品A	100	97	97	97

差異がある場合だけ再カウントする運用です。

複数人でExcel棚卸しする方法

複数人で作業する場合、大きく2つの方法があります。

担当範囲ごとにExcelを分ける

例えば、

棚卸_倉庫A.xlsx
棚卸_倉庫B.xlsx
棚卸_倉庫C.xlsx

に分けます。

メリット

担当範囲が明確
同じセルを複数人が編集しにくい

デメリット

最後にファイル統合が必要
ファイル数が増える
集計漏れが発生する可能性がある

一つの共有ファイルを利用する

OneDriveやGoogleスプレッドシートなどで、一つのデータを共有します。

例えば、

田中
棚Aを入力

鈴木
棚Bを入力

佐藤
棚Cを入力

という形です。

集計用ファイルを後から作る必要がなくなります。

Googleスプレッドシートで棚卸しする

小規模な棚卸しなら、Googleスプレッドシートを使う方法があります。

スマートフォンやタブレットからも利用できます。

例えば、

商品
商品A

帳簿在庫
100

実在庫
[ 97 ]

と現場で入力します。

メリット

現場で直接入力できる
複数人で同時編集しやすい
自動保存
集計がリアルタイム
紙からの転記を減らせる

デメリット

商品数が多いと操作しにくい
通信環境に依存する
誤って他の行を編集する可能性がある
詳細な権限管理には向かない

Googleフォームを棚卸しに使う方法

担当者へ一覧表を直接編集させず、フォームから登録する方法もあります。

例えば、

商品コード
数量
担当者

を入力します。

送信するとスプレッドシートへ、

日時
商品コード
数量
担当者

が追加されます。

フォーム方式のメリット

元データを壊しにくい
スマートフォンで入力しやすい
入力項目を限定できる
誰が登録したか記録しやすい

ただし、商品数が非常に多い場合は、毎回商品を選択する操作が負担になることがあります。

棚卸しでバーコードを使う

商品数が多い場合、バーコードを利用すると入力作業を減らせます。

例えば、

商品のバーコードを読む
↓
商品を特定
↓
数量を入力
↓
登録

という流れです。

商品コードを手入力する必要がありません。

USBバーコードリーダーとExcelを使う

バーコードリーダーによっては、読み取った値をキーボード入力としてExcelへ入力できます。

例えばバーコードが、

4901234567890

なら、その数字がセルへ入力されます。

XLOOKUPなどで商品マスターを検索し、

バーコード
↓
商品名
↓
帳簿在庫

を自動表示できます。

スマートフォンでバーコードを読む

Webシステムを作る場合は、スマートフォンのカメラでバーコードを読み取る構成も検討できます。

例えば、

スマートフォン
↓
商品バーコード
↓
商品情報表示
↓
数量入力
↓
棚卸登録

とします。

専用のハンディターミナルを用意せず、既存スマートフォンを活用できる場合があります。

棚卸し結果を自動集計する

複数担当者が入力した結果を、自動で商品単位に集約できます。

例えば同じ商品が複数の場所にある場合、

棚A
商品A 20個

棚B
商品A 30個

棚C
商品A 10個

なら、

商品A
実在庫 60個

と自動集計します。

SUMIFSやピボットテーブルでも対応できます。

同じ商品の二重カウントに注意する

複数担当者で棚卸しする場合、

棚Aを田中
棚Bを鈴木

と担当範囲を明確にします。

担当範囲が重複すると、同じ商品を二重にカウントする可能性があります。

棚卸し時に帳簿在庫を見せるべき？

運用によっては、棚卸し担当者に帳簿上の数量を見せない方法があります。

例えば、

商品A
帳簿在庫：非表示

実在庫：
[   ]

とします。

帳簿数量が見えると、

「100のはずだから100だろう」

という先入観が入る可能性があります。

正確な実地棚卸しを重視する場合は、実在庫を入力した後に差異を表示する設計も考えられます。

棚卸し後の在庫修正も重要

例えば、

帳簿在庫
100

実在庫
97

差異
-3

だった場合です。

単純に在庫数を、

100 → 97

へ変更するだけでは、履歴が残りません。

棚卸調整として記録する

例えば、

7/29
棚卸調整
-3

という在庫履歴を追加します。

すると、

棚卸し前
100

棚卸調整
-3

現在在庫
97

という経緯が残ります。

在庫差異が発生したときに原因を追いやすくなります。

棚卸し差異の原因を記録する

差異が発生した商品には、理由を記録できるようにします。

例えば、

破損
廃棄
入庫漏れ
出庫漏れ
返品
原因不明

などです。

後から集計すると、

在庫差異の主な原因
出庫漏れ 45%
入庫漏れ 20%
破損 15%
その他 20%

のように業務改善にも利用できます。

Excel棚卸しの自動化にVBAを使う

Excel中心の運用を維持したい場合は、VBAを利用できます。

例えば、

棚卸開始ボタン
↓
商品一覧を取得
↓
棚卸表を作成
↓
実在庫入力
↓
差異確認
↓
棚卸結果出力

という処理です。

VBAで自動化できる作業

棚卸表の作成
担当者別ファイル作成
結果ファイルの統合
差異抽出
在庫差異一覧作成
PDF出力
CSV出力

毎回同じExcel作業を行っている場合に向いています。

Pythonで大量の棚卸データを処理する

商品数やファイル数が多い場合は、Pythonを利用できます。

例えば、

各倉庫の棚卸Excelを読み込み
↓
商品コードを統一
↓
数量を集計
↓
帳簿データと照合
↓
差異一覧を作成
↓
Excelへ出力

という処理です。

Pythonが向いているケース

複数倉庫がある
Excelファイル数が多い
商品数が多い
データ形式の変換が必要
定期的に同じ処理をする
基幹システムからCSVが出る

Excelを手作業で結合している場合に有効です。

棚卸しをWebシステム化する方法

棚卸しを頻繁に行い、複数人が同時に利用する場合は、Webシステム化を検討できます。

例えば、

ログイン
↓
棚卸し対象を選択
↓
商品をスキャン
↓
数量入力
↓
登録

という操作です。

Webシステムでできること

棚卸し対象商品の自動作成

商品マスターや在庫データから、棚卸し対象を自動生成します。

担当範囲を割り当てる

例えば、

田中
倉庫A 棚1〜5

鈴木
倉庫A 棚6〜10

と割り当てます。

二重カウントを防ぎやすくなります。

スマートフォン入力

倉庫内でPCを持ち歩かず、スマートフォンから登録できます。

バーコード読み取り

商品を検索する代わりに、バーコードから特定します。

リアルタイム集計

管理者は、

棚卸し進捗
72%

完了
720商品

未確認
280商品

差異あり
32商品

などを確認できます。

差異商品の再確認

差異が発生した商品だけ、

再棚卸し

の対象にできます。

誰が数えたか記録

ログインユーザーと棚卸し結果を紐付けます。

棚卸調整へ反映

承認後に在庫調整履歴として反映する仕組みも作れます。

Excelと棚卸しWebシステムの比較

項目	Excel	Webシステム
初期費用	低い	開発費用が必要
商品数が少ない	向いている	対応可能
複数人利用	工夫が必要	向いている
スマホ入力	やや不向き	対応しやすい
バーコード	工夫が必要	組み込みやすい
リアルタイム集計	条件による	対応しやすい
担当範囲管理	手動	管理しやすい
差異抽出	可能	自動化しやすい
操作履歴	限定的	記録可能
在庫連携	手作業になりやすい	連携しやすい

Excelで十分な場合は無理にシステム化する必要はありません。

棚卸しをWeb化する判断基準

次の項目が複数当てはまる場合は、Web化を検討できます。

商品数が多い
複数人で棚卸しする
複数倉庫がある
棚卸し頻度が高い
紙からExcelへ転記している
バーコードを使いたい
集計に数時間かかる
差異確認に時間がかかる
誰が棚卸ししたか残したい
棚卸し結果をすぐ在庫へ反映したい

年に一度、数百商品を棚卸しするだけならExcelで十分な可能性があります。

一方、毎月・毎週棚卸しする業務では、自動化による効果が大きくなります。

棚卸しを効率化するなら作業時間を分解する

現在の棚卸しについて、

棚卸表作成
1時間

現物確認
5時間

Excel転記
2時間

集計
1時間

差異確認
3時間

のように工程別の時間を確認します。

この例では、現物確認以外に7時間使っています。

自動化しやすいのは、

棚卸表作成
Excel転記
集計
差異抽出

です。

物を実際に数える作業は残りますが、その前後を効率化できます。

棚卸し効率化のおすすめ手順

1．商品マスターを整理する

最低限、

商品コード
商品名
保管場所

を整理します。

2．棚卸表を保管場所順にする

現場の動線に合わせます。

3．実在庫だけ入力する形にする

数式や帳簿データを手入力しないようにします。

4．差異を自動計算する

一致している商品を人が確認する作業を減らします。

5．紙からの転記をなくす

タブレット、スマートフォン、共有Excelなどを検討します。

6．バーコード入力を検討する

商品検索に時間がかかっている場合に有効です。

7．棚卸調整を履歴として残す

現在在庫を直接上書きしないようにします。

8．必要ならWebシステム化する

頻度や人数が増えた段階で検討します。

棚卸しで失敗しやすい運用

商品名だけで管理する

似た商品名があると間違えます。

商品コードを利用します。

Excelの在庫数をそのまま実在庫としてコピーする

棚卸しの意味がなくなります。

実際に数えた値を入力します。

差異があった在庫を直接修正する

履歴が残りません。

棚卸調整として記録します。

複数人の担当範囲を決めない

二重カウントや確認漏れが発生します。

紙とExcelの両方を正式データとして残す

どちらが正しいデータか曖昧になります。

毎回新しいExcelをゼロから作る

商品マスターから自動生成できる仕組みにすると効率的です。

棚卸し結果を改善に使わない

毎回同じ商品で差異が発生している場合、棚卸し方法ではなく日常の入出庫業務に問題がある可能性があります。

棚卸しの本当の改善は日常の入出庫管理

棚卸しで毎回大量の差異が発生する場合、

「棚卸しを早くする方法」

だけでは根本解決になりません。

例えば、

商品A
帳簿100
実在庫80

差異-20

が頻繁に起こるなら、

出庫入力漏れ
返品処理漏れ
商品取り違え
倉庫移動未記録

など、普段の在庫管理を見直す必要があります。

日常的に、

入庫
↓
履歴登録

出庫
↓
履歴登録

返品
↓
履歴登録

倉庫移動
↓
履歴登録

できていれば、棚卸し時の差異も小さくなります。

hiro-dev-labの棚卸し・在庫管理効率化支援

hiro-dev-labでは、中小企業向けに、Excelを利用した棚卸し業務の改善や在庫管理のWeb化に対応しています。

対応内容の例は次のとおりです。

Excel棚卸表の整理
商品マスター整理
ロケーション管理
差異の自動計算
差異商品の自動抽出
複数Excelの集計
VBAによる棚卸表作成
Pythonによる大量データ集計
Googleスプレッドシートへの移行
スマートフォン入力
バーコードを利用した商品特定
棚卸しWeb画面
担当者別の棚卸し範囲管理
棚卸し進捗管理
在庫差異管理
棚卸調整履歴
入出庫管理との連携
CSV入出力

最初から在庫管理システムを導入することを前提にはしません。

例えば、

現在
紙で棚卸し
↓
Excelへ転記

第1段階
Excel棚卸表を改善

第2段階
共有ファイルへ直接入力

第3段階
バーコードを利用

第4段階
必要ならWebシステム化

という段階的な改善も可能です。

Excelで十分な規模なら、現在の仕組みを活用します。

一方、

商品数が多い
複数人で棚卸しする
複数倉庫がある
毎月棚卸しを行う
バーコードを利用したい
在庫管理と直接連携したい

という場合は、Webシステム化も検討できます。

千葉市内では、必要に応じて対面で現在の棚卸表や在庫管理フローを確認できます。

オンラインであれば、千葉県内・全国から相談可能です。

Excelでの棚卸しに関するよくある質問

Excelで棚卸しできますか？

商品数や利用人数が少なければ、Excelでも十分対応できます。

帳簿在庫と実在庫の差異を自動計算できますか？

実在庫から帳簿在庫を差し引く数式を設定すれば自動計算できます。

差異がある商品だけ表示できますか？

フィルターや条件付き書式を使って抽出できます。

複数人で棚卸しできますか？

担当範囲を分けたり、OneDriveやGoogleスプレッドシートなどの共有環境を利用したりできます。

紙への記入をなくせますか？

タブレットやスマートフォンから直接入力する方法があります。

バーコードを使えますか？

USBバーコードリーダーやスマートフォンのカメラを利用する方法を検討できます。

複数倉庫の棚卸しもできますか？

倉庫・棚などのロケーション情報を持たせることで管理できます。

棚卸し差異を在庫へ自動反映できますか？

システム化した場合、確認・承認後に棚卸調整として在庫へ反映する仕組みを作れます。

数千商品でもExcelでできますか？

可能な場合もありますが、商品数、利用人数、棚卸し頻度によっては専用システムの方が効率的です。

今使っているExcel棚卸表を改善するだけでも依頼できますか？

可能です。システム開発を行わず、既存Excelの整理や自動集計だけで対応できる場合もあります。

棚卸しに時間がかかっている方へ

棚卸しでは、実際の商品を数える作業そのものを完全になくすことはできません。

一方、その周辺にある、

棚卸表を作る
紙へ記入する
Excelへ転記する
複数人の結果をまとめる
差異を計算する
差異商品を探す
在庫数を修正する

といった作業は効率化できます。

特に、

紙
↓
Excelへ転記

という作業がある場合は、改善効果が出やすいポイントです。

まずはExcel内で、

商品マスター
↓
棚卸表を自動作成
↓
実在庫だけ入力
↓
差異を自動計算

できる状態を目指します。

さらに作業量が多ければ、

スマートフォン
＋
バーコード
＋
Webシステム

による棚卸しも検討できます。

hiro-dev-labでは、現在の棚卸し方法と在庫管理フローを確認し、

Excel改善・VBA・Python・GAS・バーコード活用・Webシステムの中から、業務規模に合った方法を提案・実装します。

Excelでの棚卸し効率化・在庫管理について相談する