「在庫管理をExcelで行っているが、利用する担当者が増えてきた」
「同じ商品を複数人が入出庫するため、Excel上の在庫数と実在庫が合わない」
「倉庫と事務所で別々のExcelを使っている」
「誰かが更新し忘れると、正しい在庫数が分からなくなる」
このような状態になっている場合、Excelでの在庫管理方法を見直すタイミングかもしれません。
在庫数や商品数が少なく、在庫を更新する担当者が1人であれば、Excelでも十分に管理できます。
しかし、
- 入庫担当
- 出庫担当
- 営業担当
- 購買担当
- 管理者
など複数人が同じ在庫情報を利用するようになると、Excel運用では問題が発生しやすくなります。
特に重要なのが、
現在在庫を直接書き換えるだけの管理から、入庫・出庫の履歴を記録する管理へ変えること
です。
この記事では、Excelで在庫管理を複数人で行う際の問題点、改善方法、Googleスプレッドシートを使う方法、Webシステムへ移行する判断基準を解説します。
Excelで在庫管理はできる？
商品数や利用者が少なければ、Excelでも在庫管理できます。
例えば、次のような一覧です。
商品コード
商品名
現在在庫
発注点
保管場所
最終更新日
商品ごとの現在在庫を記録するだけなら、非常にシンプルです。
例えば、
| 商品コード | 商品名 | 現在在庫 | 発注点 |
|---|---|---|---|
| A001 | 商品A | 120 | 30 |
| A002 | 商品B | 48 | 20 |
| A003 | 商品C | 15 | 20 |
と管理できます。
条件付き書式を使い、
現在在庫 < 発注点
となった商品を赤く表示することもできます。
小規模な在庫管理であれば、Excelは低コストで使いやすい方法です。
Excel在庫管理が向いているケース
次のような場合は、無理に在庫管理システムへ移行する必要はありません。
- 商品数が少ない
- 在庫を更新する人が1〜2人
- 入出庫回数が少ない
- 倉庫が一か所
- リアルタイム在庫が不要
- ロット管理が不要
- バーコード管理が不要
- 詳細な履歴管理が不要
現在のExcelで問題なく管理できているなら、そのまま使う方が費用対効果は高くなります。
複数人でExcel在庫管理すると起きやすい問題
誰かが更新し忘れる
例えば商品Aを10個出庫したとします。
実際の在庫は、
100個
↓
10個出庫
↓
90個
です。
しかし、担当者がExcelを更新し忘れると、
Excel上
100個
実在庫
90個
となります。
このズレが繰り返されると、Excelの数字を信用できなくなります。
同じ在庫を複数人が更新する
例えば、
担当者A
商品Aを10個出庫
担当者B
ほぼ同時に商品Aを20個出庫
したとします。
両者が元の在庫100個を確認していた場合、
A
100 → 90
B
100 → 80
と更新してしまい、本来70個であるべき在庫が80個になる可能性があります。
複数人で現在在庫を直接書き換える運用では、このような問題が発生します。
最新ファイルが分からない
例えば、
在庫管理.xlsx
在庫管理_最新版.xlsx
在庫管理_倉庫修正.xlsx
在庫管理_営業修正.xlsx
のようになっている場合です。
倉庫と営業で別ファイルを持つと、どちらが正しい在庫数なのか分からなくなります。
営業が古い在庫数を見る
例えば営業担当者が朝にExcelをダウンロードし、
商品A
在庫50
と確認したとします。
その後、倉庫から40個出庫されても、営業担当者の手元にあるExcelは50個のままです。
その状態で顧客へ、
「50個在庫があります」
と回答してしまう可能性があります。
入庫・出庫の理由が分からない
現在在庫だけを管理している場合、
昨日
100個
今日
70個
となっていても、
「なぜ30個減ったのか」
が分かりません。
本来は、
7/29 10:00
出庫 -20
受注No.1001
7/29 14:00
出庫 -10
受注No.1002
のような履歴が必要です。
誰が変更したか分からない
在庫数が、
100
↓
80
へ変わっていても、
- 誰が変更したのか
- いつ変更したのか
- 入庫なのか出庫なのか
- なぜ変更したのか
が分からない場合があります。
Excel在庫管理で重要なのは「現在在庫を直接直さない」こと
複数人で在庫管理する場合、現在在庫を直接書き換える方式はおすすめできません。
例えば、
商品A
現在在庫 100
を出庫のたびに、
90
80
70
と直接変更する方法です。
これでは履歴が残りません。
入出庫履歴を記録する
代わりに、次のような表を作ります。
| 日時 | 商品 | 種別 | 数量 | 担当者 |
|---|---|---|---|---|
| 7/29 09:00 | 商品A | 入庫 | 100 | 田中 |
| 7/29 11:00 | 商品A | 出庫 | 20 | 鈴木 |
| 7/29 15:00 | 商品A | 出庫 | 10 | 佐藤 |
現在在庫は、
100 - 20 - 10
= 70
と計算します。
この方法なら、
- いつ
- 誰が
- 何を
- 何個
動かしたのか確認できます。
在庫一覧と入出庫履歴を分ける
Excelで管理する場合でも、
商品マスター
商品コード
商品名
発注点
保管場所
入出庫履歴
日時
商品コード
入庫・出庫
数量
担当者
備考
在庫一覧
商品コード
商品名
現在在庫
発注点
という構成に分けると管理しやすくなります。
Excel在庫管理を複数人で改善する方法
方法1．ファイルを一つにする
担当者ごと、部署ごとに在庫Excelを持っている場合は、可能な限り一つにします。
例えば、
倉庫在庫.xlsx
営業在庫.xlsx
購買在庫.xlsx
ではなく、
在庫管理.xlsx
を共通利用します。
データの正本を一つにすることが重要です。
方法2．OneDrive・SharePointで共有する
Microsoft 365を利用している場合は、OneDriveやSharePointにExcelを保存します。
これにより、
- 同じファイルを共有
- 自動保存
- バージョン履歴
- 複数人編集
などが利用できます。
ローカルファイルをメール添付して共有するより、管理しやすくなります。
方法3．Googleスプレッドシートを利用する
Googleスプレッドシートへ移行すると、複数人で同じデータを編集しやすくなります。
メリット
- 同時編集
- 自動保存
- ブラウザ利用
- スマートフォン利用
- 変更履歴
- GASとの連携
小規模な在庫管理なら有力な選択肢です。
方法4．入力規則を設定する
例えば入出庫区分を、
入庫
出庫
調整
返品
のプルダウンにします。
担当者が自由入力すると、
出庫
出
払い出し
などの表記ゆれが発生します。
選択式にすることで集計しやすくなります。
方法5．商品コードをマスターから選ぶ
商品名を毎回手入力すると、
商品A
商品Ａ
A商品
などが混在する可能性があります。
商品コードを選び、商品名を自動表示する方が安全です。
商品コードを一意にする
例えば、
A0001
A0002
A0003
のような商品コードを用意します。
商品名が変更されても同じ商品として管理できます。
方法6．現在在庫を自動計算する
現在在庫を担当者が手入力しないようにします。
例えば、
入庫合計 - 出庫合計
から自動計算します。
担当者が入力するのは、
商品
数量
入庫・出庫
だけにします。
方法7．在庫不足を自動表示する
発注点を設定します。
例えば、
商品A
現在在庫
18
発注点
20
なら、
要発注
と表示します。
条件付き書式で色を付ける方法もあります。
GASで在庫不足を自動通知する
Googleスプレッドシートを利用している場合は、GASで通知できます。
例えば、
現在在庫
↓
発注点以下
↓
担当者へメール
とします。
Excelやスプレッドシートを開いて確認しなくても、在庫不足に気づけます。
複数拠点の在庫をExcelで管理する場合
例えば、
千葉倉庫
東京倉庫
埼玉倉庫
がある場合です。
商品だけでなく、
拠点
を持たせます。
入出庫履歴を、
| 日時 | 拠点 | 商品 | 種別 | 数量 |
|---|---|---|---|---|
| 7/29 | 千葉 | A001 | 入庫 | 100 |
| 7/29 | 東京 | A001 | 入庫 | 50 |
| 7/29 | 千葉 | A001 | 出庫 | 20 |
のようにします。
これにより、
商品A
千葉
80個
東京
50個
合計
130個
と集計できます。
倉庫間移動にも注意する
例えば千葉倉庫から東京倉庫へ20個移す場合、
千葉
-20
東京
+20
の両方を記録する必要があります。
片方だけ更新すると全体在庫がずれます。
複数拠点の在庫移動が頻繁にある場合は、専用システムの方が管理しやすくなります。
バーコードを使えば入力ミスを減らせる
商品数が多い場合は、商品コードを手入力せずバーコードから読み取る方法があります。
例えば、
商品をスキャン
↓
商品コード取得
↓
数量入力
↓
出庫
という流れです。
商品コードの入力ミスを減らせます。
Excelでもバーコード管理できる？
USB接続のバーコードリーダーなどは、読み取った文字列をキーボード入力のようにExcelへ入力できる場合があります。
そのため、小規模な仕組みならExcelと組み合わせることもできます。
ただし、
- 複数人利用
- リアルタイム在庫
- 履歴
- 権限
- 複数倉庫
まで必要になると、専用画面の方が扱いやすくなります。
Excel在庫管理とWebシステムの違い
| 項目 | Excel | Webシステム |
|---|---|---|
| 初期費用 | 低い | 開発費用が必要 |
| 少人数 | 向いている | 対応可能 |
| 複数人 | 運用次第 | 向いている |
| リアルタイム共有 | 条件による | 対応しやすい |
| 入出庫履歴 | 作成可能 | 管理しやすい |
| 権限 | 限定的 | 詳細設定可能 |
| バーコード | 工夫が必要 | 組み込みやすい |
| 複数倉庫 | 複雑になりやすい | 管理しやすい |
| 操作履歴 | 限定的 | 実装可能 |
| API連携 | 工夫が必要 | 対応しやすい |
在庫管理では、商品数だけではなく、
何人が、何回、どこで在庫を動かすのか
が重要です。
Excel在庫管理からWeb化する判断基準
次の項目が複数当てはまる場合は、Webシステムへの移行を検討できます。
- 在庫を更新する担当者が複数いる
- 入出庫回数が多い
- 在庫ズレが頻繁に発生する
- 複数倉庫がある
- 外出先から在庫を確認したい
- バーコードを利用したい
- 誰が在庫を変更したか残したい
- 在庫不足を自動通知したい
- 営業がリアルタイム在庫を確認したい
- Excelファイルが複数に分かれている
一つ該当しただけでシステム化する必要はありません。
Excelやスプレッドシートを改善するだけで解決できる場合もあります。
在庫管理をWeb化するとどうなる？
例えば、利用者がブラウザからログインします。
ログイン
↓
商品一覧
↓
商品詳細
↓
入庫・出庫登録
という形です。
商品一覧
例えば、
| 商品 | 在庫 | 発注点 | 状態 |
|---|---|---|---|
| 商品A | 80 | 30 | 正常 |
| 商品B | 12 | 20 | 要発注 |
という形で確認できます。
入庫登録
商品A
数量 100
入庫
と登録します。
出庫登録
商品A
数量 20
出庫
と登録します。
システムが自動で現在在庫を計算します。
入出庫履歴
例えば、
7/29 09:00
田中
入庫 +100
7/29 11:00
鈴木
出庫 -20
と確認できます。
担当者ごとの権限
例えば、
営業
在庫閲覧のみ
倉庫担当
入庫・出庫
管理者
在庫調整・商品編集
と設定できます。
在庫調整
棚卸しで、
システム在庫
100
実在庫
98
だった場合、
調整 -2
として履歴を残します。
単純に100を98へ書き換えないことが重要です。
複数倉庫
商品ごとに、
千葉倉庫
80
東京倉庫
50
合計
130
と管理できます。
在庫不足通知
例えば、
現在在庫 <= 発注点
になったら、
- メール
- Slack
- システム内通知
などを送れます。
CSV出力
在庫一覧や入出庫履歴をCSV出力し、Excelで分析できます。
Excelを完全になくす必要はありません。
在庫の正しいデータ
→ Webシステム
集計・分析
→ Excel
という使い分けができます。
在庫管理をシステム化するときも最初は小さく始める
最初からすべての機能を作る必要はありません。
例えば第1段階では、
ログイン
商品一覧
商品登録
入庫
出庫
入出庫履歴
だけにします。
その後、
発注点
↓
在庫不足通知
↓
バーコード
↓
複数倉庫
↓
CSV
と追加できます。
利用しながら改善する方が、不要な機能を作りにくくなります。
Excelから在庫管理を移行する流れ
1．現在の商品一覧を整理する
まず、
商品コード
商品名
現在在庫
保管場所
などを確認します。
2．商品コードを整理する
重複している商品や、同一商品に複数コードがある場合は整理します。
3．在庫数を確認する
Excel上の在庫と実在庫が一致しているか棚卸しします。
移行時点の基準在庫を確定します。
4．入出庫の種類を整理する
例えば、
入庫
出庫
返品
棚卸調整
倉庫移動
などです。
5．利用者を整理する
誰が、
- 閲覧
- 入庫
- 出庫
- 調整
できるのか決めます。
6．必要な機能だけ作る
現場で使う機能へ絞ります。
7．Excelデータを移行する
商品マスターや初期在庫をデータベースへ移します。
8．少人数でテストする
実際に入庫・出庫を行って確認します。
9．棚卸しして切り替える
正式稼働日に在庫数を確認します。
10．Excelへの二重入力をやめる
Webシステムを導入した後もExcel在庫表を更新すると、
Webシステム
100個
Excel
98個
のように正しい在庫が分からなくなります。
在庫データの正本を決めることが重要です。
Excel在庫管理で失敗しやすい運用
現在在庫を直接変更する
履歴が残りません。
入庫・出庫として記録します。
担当者ごとに別ファイルを持つ
在庫情報が分散します。
商品名を自由入力する
表記ゆれや商品間違いが発生します。
商品コードやマスターを利用します。
在庫ズレを理由なしで修正する
例えば、
100
↓
97
へ変更するだけでは、なぜ減ったか分かりません。
「棚卸調整 -3」などの履歴を残します。
更新日時だけ残す
「いつ更新したか」だけでは、
- 誰が
- 何個
- なぜ
変更したか分かりません。
入出庫後にまとめてExcelを更新する
例えば一日の終わりにまとめて更新すると、その日の途中は正しい在庫数を確認できません。
リアルタイム性が必要なら、入出庫時に記録できる仕組みが必要です。
在庫管理で重要なのは「在庫数」より「在庫が動いた履歴」
在庫管理というと、
商品A
現在80個
という数字に注目しがちです。
しかし、業務上重要なのは、
なぜ80個なのか
を説明できることです。
例えば、
初期在庫
100
入庫
+50
出庫
-60
返品
+10
棚卸調整
-20
現在在庫
80
という履歴です。
履歴が正しく残っていれば、在庫差異が発生したときにも原因を確認しやすくなります。
hiro-dev-labのExcel在庫管理・業務改善支援
hiro-dev-labでは、中小企業向けに、Excelで行っている在庫管理の改善・自動化・Web化に対応しています。
対応内容の例は次のとおりです。
- Excel在庫表の整理
- 商品マスター整理
- 商品コードの整理
- 入出庫履歴の管理
- 現在在庫の自動計算
- 発注点管理
- 在庫不足の表示
- 複数Excelの統合
- Googleスプレッドシートへの移行
- GASによる在庫不足通知
- CSVデータの取り込み・出力
- 在庫管理Web画面
- 入庫・出庫機能
- 棚卸調整
- 操作履歴
- 権限管理
- 複数拠点管理
- バーコードを利用した入力
最初から専用システムへ移行することを前提にはしません。
例えば、
現在
複数人でExcel在庫管理
第1段階
商品コード・入力方法を整理
第2段階
入出庫履歴方式へ変更
第3段階
共有方法と通知を改善
第4段階
必要ならWebシステム化
という段階的な改善もできます。
Excelやスプレッドシートで十分な規模なら、既存環境を活用します。
一方、
- 複数人が頻繁に入出庫する
- 在庫ズレが多い
- バーコードを使いたい
- 複数倉庫を管理したい
- リアルタイム在庫が必要
という場合は、Webシステム化を検討できます。
千葉市内では、必要に応じて対面で現在の在庫管理方法やExcelを確認できます。
オンラインであれば、千葉県内・全国から相談可能です。
Excelの在庫管理に関するよくある質問
Excelで在庫管理を複数人で行えますか？
可能です。
ただし、現在在庫を直接変更するのではなく、入出庫履歴を記録する方法をおすすめします。
複数人で同時編集できますか？
OneDrive・SharePointやGoogleスプレッドシートを利用する方法があります。
在庫数がずれる原因は何ですか？
更新漏れ、二重入力、誤入力、返品・棚卸調整の未記録など、さまざまな原因があります。
入出庫履歴をExcelで管理できますか？
日時、商品、数量、担当者、入出庫区分などを一行ずつ記録できます。
在庫不足を自動で知らせられますか？
Excelの条件付き書式や、GAS・Webシステムによるメール通知などが利用できます。
複数倉庫の在庫を管理できますか？
拠点情報を持たせることで管理できます。
倉庫間移動が多い場合はシステム化も検討できます。
バーコードを使えますか？
バーコードリーダーやスマートフォンを利用した仕組みを検討できます。
誰が在庫を変更したか分かるようにできますか？
入出庫時に担当者を記録することで確認できます。
Webシステムではログインユーザーと自動的に紐付けることもできます。
Excelの在庫データをWebシステムへ移せますか？
商品マスターや現在在庫を整理し、データベースへ移行できます。
小規模な在庫管理でもWeb化できますか？
商品一覧、入庫、出庫、履歴など、必要最低限の機能から始められます。
複数人でのExcel在庫管理に限界を感じている方へ
Excelで在庫管理を行うこと自体に問題はありません。
重要なのは、現在の業務規模に合っているかどうかです。
特に、
- 複数人が在庫を更新している
- 倉庫と営業で在庫数が違う
- 入出庫の更新漏れがある
- 誰が変更したか分からない
- 実在庫とのズレが多い
- 複数倉庫を管理している
- 営業がリアルタイム在庫を確認したい
という場合は、管理方法を見直す価値があります。
まずは、
現在在庫を直接変更
する運用から、
入庫・出庫を履歴として記録
↓
現在在庫を自動計算
する方法へ変えるだけでも改善できます。
それでも複数人運用が難しい場合は、
Excel
↓
共有スプレッドシート
↓
Webシステム
と段階的に移行できます。
hiro-dev-labでは、現在の在庫管理方法を確認し、
Excel改善・GASによる自動化・Webシステム化の中から、在庫数や利用人数に合った方法を提案・実装します。
Excelでの在庫管理・複数人運用について相談する