社内業務で、
「顧客情報をExcelへ入力した後、別のシステムにも入力している」
「問い合わせフォームの内容を顧客管理システムへ転記している」
「受注情報を販売管理システムと会計システムへそれぞれ入力している」
「同じ商品情報を複数のExcelで管理している」
といった二重入力が発生していないでしょうか。
二重入力は、一つひとつの作業を見ると数分程度でも、件数が増えるほど大きな負担になります。
さらに、
- 入力ミス
- 転記漏れ
- データの不一致
- 作業時間の増加
- 属人化
- 最新情報が分からない
といった問題にもつながります。
二重入力をなくすために重要なのは、単に「転記を自動化する」ことではありません。
まず、
どこでデータが発生し、なぜ複数の場所へ入力しているのか
を整理する必要があります。
その上で、
- 入力先を一つにする
- データを一元管理する
- CSVで連携する
- APIでシステムを連携する
- 業務フロー自体を見直す
といった方法を検討します。
この記事では、二重入力が発生する原因から、業務フロー・データ連携を見直して二重入力をなくす方法まで具体的に解説します。
二重入力とは
二重入力とは、同じ情報を複数のExcel・システム・帳票などへ繰り返し入力する状態です。
例えば顧客からWebフォームで問い合わせを受けた後、
問い合わせフォーム
↓
営業担当者がExcelへ入力
↓
顧客管理システムへ入力
↓
案件管理システムへ入力
という業務があれば、同じ顧客情報を複数回入力しています。
また、
商品マスタ
↓
在庫管理Excel
商品マスタ
↓
販売管理システム
商品マスタ
↓
ECサイト
のように、同じ商品情報を複数箇所で個別管理しているケースもあります。
こうした状態では、一方だけ情報を変更すると、
Excelでは新しい住所だが、システムには古い住所が残っている
というデータ不整合も発生します。
二重入力をなくすには、入力作業だけでなく、データをどこで管理するのかまで考えることが重要です。
二重入力が発生する主な原因
二重入力が発生する背景には、いくつか共通した原因があります。
Excelとシステムが別々に存在している
よくあるのが、
システムはあるが、使いにくいためExcelでも管理している
というケースです。
例えば、
顧客管理システム
＋
営業担当者独自のExcel
を併用している状態です。
結果として同じ情報を両方へ入力する必要が生まれます。
部署ごとに別のシステムを使っている
例えば、
営業：CRM
↓
受注後に販売管理システムへ再入力
↓
経理が会計システムへ再入力
というケースです。
各システム単体では問題がなくても、部署をまたいだ業務で連携されていなければ転記作業が発生します。
システム同士が連携されていない
同じ会社で複数のクラウドサービスを使っていても、データ連携されていないことがあります。
例えば、
予約システム
↓ 手入力
顧客管理システム
ECサイト
↓ 手入力
在庫管理システム
という状態です。
APIなどを利用できれば、自動連携できる可能性があります。
紙・メール・PDFから入力している
データが最初から構造化されていない場合も二重入力が発生します。
例えば、
注文書PDFを受信
↓
担当者がExcelへ入力
↓
販売管理システムへ入力
という業務です。
この場合は、入力経路自体の見直しが必要になります。
過去の業務フローがそのまま残っている
システム導入前から使っていたExcelを、新しいシステム導入後も残しているケースです。
「念のため」
「今まで使っていたから」
という理由で二つの管理方法が並存し、二重入力が発生します。
二重入力によって発生する5つの問題
二重入力をなくす目的は、単に入力時間を減らすことだけではありません。
1．作業時間が増える
例えば顧客情報の転記に1件3分かかり、月500件ある場合、
3分 × 500件 = 1,500分
つまり月25時間かかります。
同じ入力をなくせれば、大きな時間削減になります。
2．入力ミスが増える
人が同じ内容を入力し直す以上、
- 数字の入力間違い
- 誤字
- コピー漏れ
- 行のずれ
- 選択項目の間違い
などが発生する可能性があります。
一度入力したデータをそのまま利用できれば、こうした転記ミスを減らせます。
3．データが一致しなくなる
二重管理で特に問題になるのが、データの不一致です。
例えば顧客の電話番号が変わったとき、
Excelだけ更新
↓
CRMは古いまま
という状態になることがあります。
すると、
「どちらが正しいのか」
が分からなくなります。
4．最新情報が分からなくなる
複数ファイル・システムで管理していると、どこに最新情報があるのか分からなくなります。
この問題は、情報を一元管理することで改善できる可能性があります。
5．業務が属人化する
担当者が、
このExcelを更新したあと、このシステムにも入力する
という独自手順を覚えている状態になると、業務が属人化します。
二重入力を減らすことは、業務標準化にもつながります。
二重入力をなくすための基本的な考え方
二重入力を見つけたとき、
RPAで自動入力すればよい
と考えることがあります。
もちろんRPAが適しているケースもあります。
しかし、まず考えたいのは、
二回目の入力自体をなくせないか
です。
例えば、
システムA
↓ 人が転記
システムB
なら、
システムA
↓ API連携
システムB
とできないか考えます。
さらに、
そもそもシステムAとシステムBの両方で同じ情報を管理する必要があるのか
まで確認します。
二重入力の改善では、
入力を速くする → 入力を自動化する → 入力そのものをなくす
の順番で考えるのではなく、最初から「なくせないか」を検討することが重要です。
二重入力をなくす方法7選
ここから、具体的な改善方法を解説します。
1．入力先を一つにする
最もシンプルな方法です。
例えば、
営業担当者のExcel
＋
顧客管理システム
の両方で同じ顧客情報を管理しているなら、どちらか一方を正式な管理場所にします。
例えば、
顧客管理システムを正とする
と決めます。
これを「Single Source of Truth（信頼できる唯一の情報源）」という考え方で整理することもあります。
重要なのは、
顧客情報の正しいデータはどこにあるのか
を明確にすることです。
2．データを一元管理する
複数のExcelに分散している情報を一つのデータベースやシステムへまとめます。
例えば、
営業AのExcel
営業BのExcel
営業CのExcel
↓
顧客管理システム
という形です。
一元管理することで、
- 二重入力
- 最新版問題
- 担当者ごとのデータ分散
を改善できます。
複数人で同じ情報を利用する業務では特に効果的です。
3．CSV連携を利用する
API連携が難しい場合でも、CSVを使ってデータをまとめて連携できることがあります。
例えば、
受注システム
↓ CSV出力
会計システムへCSV取込
という方法です。
一件ずつ入力するよりも大幅に作業量を減らせます。
ただし、
- CSVを毎回ダウンロード
- ファイルを加工
- アップロード
という作業が残る場合もあります。
その場合は、CSV処理自体の自動化も検討できます。
4．API連携を利用する
システム同士がAPIを提供している場合、データを直接連携できる可能性があります。
例えば、
問い合わせフォーム
↓ API
顧客管理システム
という形です。
顧客がフォームへ入力した情報を、そのままシステムへ登録できます。
さらに、
顧客管理システム
↓ API
メール配信システム
と連携すれば、他のサービスでも同じ情報を利用できます。
API連携のメリットは、
- 人による転記が不要
- リアルタイム連携しやすい
- 入力ミスを減らせる
- 大量データにも対応しやすい
ことです。
5．入力フォームを統一する
二重入力の原因が、
「部署ごとに別の入力方法を使っている」
ことであれば、入力窓口を一つにします。
例えば、
営業部：Excel
経理部：メール
管理部：紙
ではなく、
共通のWebフォーム
から登録します。
登録されたデータを必要な部署が参照できれば、各部署が同じ情報を入力し直す必要がありません。
6．既存システム間を自動連携する
独自システムを新しく作らなくても、
- iPaaS
- GAS
- RPA
- スクリプト
- Webhook
などを利用して既存サービス同士を連携できる場合があります。
例えば、
Googleフォーム
↓
Googleスプレッドシート
↓
GAS
↓
メール通知
という構成です。
重要なのは、システム開発ありきではなく、現在利用しているツールで解決できないか確認することです。
7．業務フローそのものを見直す
最も重要なのが業務フローの見直しです。
例えば、
顧客から注文
↓
営業がExcelへ入力
↓
事務担当が販売管理システムへ入力
という業務であれば、
なぜ営業がExcelへ入力しているのか？
を確認します。
理由が、
事務担当へ注文内容を渡すため
なのであれば、
最初から販売管理システムへ入力し、事務担当が確認する運用へ変更できるかもしれません。
つまり、二重入力はシステムの問題ではなく、業務フローの問題であることもあります。
二重入力を見つけるには「データの流れ」を追う
業務棚卸しでは、
「どんな業務をしているか」
だけでなく、
データがどこからどこへ移動しているか
を確認すると、二重入力を見つけやすくなります。
例えば顧客情報なら、
問い合わせフォーム
↓
Excel
↓
CRM
↓
販売管理システム
↓
会計システム
と追います。
この中で、
- 顧客名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
を毎回入力しているなら、連携候補です。
このように、
業務フロー × データフロー
の両方を見ることが重要です。
二重入力をなくすための7ステップ
実際に改善する場合は、次の順番で整理します。
STEP1｜二重入力している業務を洗い出す
まず、
- Excelからシステム
- システムからExcel
- メールからシステム
- 紙からシステム
- システムAからシステムB
など、人が転記している箇所を探します。
STEP2｜入力しているデータを確認する
次に、何を転記しているのか確認します。
例えば、
- 顧客名
- 商品コード
- 数量
- 金額
- メールアドレス
- 住所
- 担当者
などです。
同じ項目を何度も入力していないか確認します。
STEP3｜最初にデータが発生する場所を確認する
例えば顧客情報なら、
顧客自身がWebフォームへ入力している
のが最初かもしれません。
その場合、その情報をそのまま後続システムで利用できないか考えます。
二重入力をなくす場合は、最初の入力を再利用するという考え方が重要です。
STEP4｜正となるデータを決める
複数のシステムに同じ情報がある場合、
どのデータを正とするか
を決めます。
例えば、
顧客情報：CRM
商品情報：商品マスタ
在庫数：在庫管理システム
というようにします。
これを決めないと、複数システムで別々に更新され、どちらが正しいか分からなくなります。
STEP5｜不要な入力をなくす
まず、
「この入力はそもそも必要か」
を確認します。
不要なExcelや帳票が残っているなら、廃止できるか検討します。
STEP6｜必要なデータを連携する
両方のシステムが必要なら、
- API
- CSV
- Webhook
- GAS
- RPA
などを検討します。
STEP7｜例外処理を考える
データ連携には例外もあります。
例えば、
- 必須項目が足りない
- 同じ顧客がすでに存在する
- システム連携に失敗する
- データ形式が異なる
といった場合です。
自動化する場合は、
正常時だけでなく、失敗時にどうするか
まで設計する必要があります。
二重入力改善の具体例｜問い合わせフォームと顧客管理
改善前
顧客が問い合わせフォーム入力
↓
担当者へメール通知
↓
担当者がExcelへ顧客情報を転記
↓
営業担当者がCRMへ再入力
問題
- 顧客情報を3回扱う
- 入力ミスが発生する
- CRM登録漏れが発生する
- ExcelとCRMの情報が一致しない
改善後
顧客が問い合わせフォーム入力
↓
CRMへ自動登録
↓
営業担当者へ通知
とすれば、人が顧客情報を入力し直す必要がなくなります。
二重入力改善の具体例｜受注と会計
改善前
営業が受注システムへ登録
↓
経理担当者が受注情報を確認
↓
会計システムへ金額・顧客情報を再入力
問題
- 経理担当者の作業時間がかかる
- 金額入力ミスが発生する
- 顧客名の表記揺れが発生する
改善方法
例えば、
受注システム
↓ CSV・API
会計システム
と連携します。
完全なリアルタイム連携が不要なら、月1回CSVでまとめて登録する方法でも十分な場合があります。
二重入力改善の具体例｜在庫管理
改善前
商品入荷
↓
紙へ記録
↓
Excelへ入力
↓
販売管理システムへ入力
問題
- 同じ数量を複数回入力
- 入力忘れが発生
- 数量が一致しない
- 最新在庫が分からない
改善後
商品入荷
↓
在庫管理システムへ入庫登録
↓
在庫数を自動更新
↓
必要に応じて販売管理システムへ連携
とすることで、入力箇所を減らせます。
二重入力改善の具体例｜予約管理
改善前
顧客が電話で予約
↓
スタッフが紙へ記入
↓
Excelへ入力
↓
予約確認メールを手入力
改善後
顧客がWeb予約
↓
予約データを自動保存
↓
管理画面へ表示
↓
確認メール自動送信
とすれば、
- 紙への記入
- Excel転記
- メール入力
をまとめて減らせます。
二重入力改善の具体例｜社員情報
例えば、
入社時に人事担当者が、
社員情報Excel
↓
勤怠システム
↓
給与システム
↓
社内アカウント管理
へ同じ情報を登録しているケースです。
氏名・社員番号・メールアドレスなどは、マスタとなるシステムを決めて連携できる可能性があります。
このような業務では、二重入力だけでなくマスタ管理の考え方も重要です。
【コピペ用】二重入力・データ転記チェックシート
二重入力を探す場合は、次の項目を整理します。
対象業務
業務名：
担当部署：
担当者：
入力元
どこから情報を取得するか：
Webフォーム：
メール：
Excel：
紙：
システム：
その他：
入力するデータ
顧客名：
商品情報：
金額：
数量：
住所：
メールアドレス：
その他：
入力先1
システム・ファイル名：
入力項目：
入力先2
システム・ファイル名：
入力項目：
入力先3
システム・ファイル名：
入力項目：
発生量
1件あたりの転記時間：
月間件数：
担当人数：
月間作業時間：
課題
入力ミス：
転記漏れ：
データ不一致：
属人化：
最新版が分からない：
改善候補
入力先を一つにできる：
Excelを廃止できる：
CSV連携できる：
API連携できる：
GASで連携できる：
RPAで連携できる：
Webシステム化できる：
API連携・CSV連携・RPAはどう使い分ける？
二重入力をなくす方法として複数の選択肢があります。
API連携
向いているケース：
- システムがAPIを提供している
- リアルタイムでデータを渡したい
- 件数が多い
- 長期的に安定した連携が必要
システム同士を直接連携しやすい方法です。
CSV連携
向いているケース：
- 1日1回・月1回など定期的な連携でよい
- APIがない
- 大量データをまとめて移したい
APIより導入しやすいケースもあります。
RPA
向いているケース：
- API・CSV取込がない
- 既存システムを変更できない
- 人が画面操作するしかない
画面操作を自動化できます。
ただし画面変更の影響を受けやすいため、API連携できる場合はAPIを優先した方が保守しやすいケースがあります。
GAS・スクリプト
向いているケース：
- Googleスプレッドシートを利用している
- 小規模な業務
- 比較的簡単なデータ連携
低コストで始めやすい方法です。
Webシステム
向いているケース：
- Excelやシステムが多数に分散している
- 複数人が同じデータを利用する
- 情報を一元管理したい
- 権限・履歴管理が必要
- 業務フローそのものを見直したい
単純な転記自動化ではなく、業務全体を整理したい場合に検討します。
「Excelをなくす」ことが目的ではない
二重入力があると、
Excelを全部なくそう
と考えることがあります。
しかし、Excelそのものが問題とは限りません。
例えば、
- 一時的な集計
- データ分析
- 少人数で利用する管理表
ではExcelが適している場合もあります。
問題なのは、
同じ情報を複数箇所で別々に管理していること
です。
そのため、
「Excelかシステムか」
ではなく、
どこを正しいデータの管理場所にするのか
を決めます。
二重入力を自動化する前に確認したいこと
二重入力を見つけても、すぐRPAやプログラムで転記を自動化するのではなく、次の順番で確認します。
- 二回目の入力は必要か
- 入力先を統合できないか
- 同じデータを参照できないか
- APIで連携できないか
- CSVで連携できないか
- それでも難しければRPAなどで自動化できないか
例えば、
Excel A
↓
Excel B
という転記があれば、
「Excel間のコピーを自動化する」
よりも、
Excel Bをなくせないか
を先に考えます。
二重入力をなくすときによくある失敗
失敗1｜転記だけを自動化する
現在の業務フローにムダがあれば、ムダな処理をそのまま自動化することになります。
まず業務の必要性を確認します。
失敗2｜正となるデータを決めない
CRMとExcelの両方を更新できるようにすると、再びデータ不一致が起こる可能性があります。
どちらを正とするか決めます。
失敗3｜部署単位でしか考えない
営業部の入力だけ改善しても、経理部で再入力が残ることがあります。
業務を部署横断で確認します。
失敗4｜連携コストを考えない
自動化・API連携には開発・保守コストがかかります。
月5分しか発生しない転記作業へ大規模な連携を作る必要はないでしょう。
失敗5｜例外処理を考えない
自動連携が失敗した場合、
- 誰へ通知するか
- 再実行するか
- 手動修正するか
を決めます。
失敗6｜入力項目の意味を確認しない
例えばシステムAの「顧客コード」とシステムBの「取引先コード」が必ずしも同じ意味とは限りません。
データ連携では、項目の定義を揃えることが重要です。
二重入力をなくす方法に関するよくある質問
二重入力はどこから探せばよいですか？
まず、Excel・メール・紙・システム間で人が情報を転記している箇所を探します。
特に、
「一度入力した情報を別の場所へもう一度入力していないか」
を確認します。
Excel間の二重入力もなくせますか？
可能です。
一つのファイルへ統合する、同じデータを参照する、Power Queryやマクロを使う、データベース化するなどの方法があります。
APIがないシステムでも自動化できますか？
CSV取込・出力が利用できる場合があります。
それも難しい場合はRPAなどで画面操作を自動化する方法もあります。
ただし保守性を考えて選ぶ必要があります。
小規模な二重入力でもシステム化した方がよいですか？
必ずしも必要ありません。
作業量が少なければ、ExcelやGASなどで十分なケースもあります。
費用対効果を考えて判断します。
二重入力をなくすとき、最初に何をすればよいですか？
現在の業務フローとデータの流れを整理します。
「誰が・何を・どこから・どこへ入力しているか」
を書き出すだけでも、改善箇所を発見しやすくなります。
hiro-dev-labでは二重入力・データ転記の整理から相談できます
hiro-dev-labでは、Webシステム開発だけでなく、二重入力やデータ転記が発生している業務の整理から相談できます。
例えば、
- 業務棚卸し
- 業務フローの可視化
- Excel・帳票の確認
- 二重入力の洗い出し
- データフロー整理
- システム間連携の検討
- CSV連携
- API連携
- GASなどによる業務自動化
- 要求整理
- 業務要件・機能要件整理
- Webシステム設計・開発
などです。
例えば、
Excelと基幹システムへ同じ情報を入力している
顧客情報を複数のシステムへ転記している
CSVを毎日ダウンロードして別システムへ登録している
どのデータを一元管理すればよいか分からない
という場合でも、
業務フロー → データの流れ → 二重入力の原因 → 正となるデータ → 連携方法
の順番で整理できます。
まとめ｜二重入力は「入力を自動化する」より「入力自体をなくす」
二重入力をなくす場合、最初から自動化ツールを選ぶ必要はありません。
まず、
- 二重入力している業務を洗い出す
- 同じデータを何回入力しているか確認する
- データが最初に発生する場所を確認する
- 正となるデータを決める
- 不要な入力を廃止する
- 必要なシステム間を連携する
- 例外処理まで設計する
という順番で考えます。
改善方法としては、
- 入力先を統一する
- データを一元管理する
- CSV連携する
- API連携する
- GAS・RPAなどで自動化する
- 業務システムを見直す
などがあります。
特に重要なのは、
「人が二回入力しているから、二回目を自動化しよう」とすぐ考えないこと
です。
例えば、
システムA
↓ 手入力
システムB
という業務があれば、
システムBへの入力をなくせないか
同じデータを参照できないか
システムAから直接連携できないか
を先に考えます。
二重入力は、単なる入力作業の問題ではなく、業務フローやデータ管理の設計に原因があるケースも少なくありません。
「同じ情報を何度も入力している」
「Excelとシステムの両方を更新している」
「システム間の転記に時間がかかっている」
という場合は、まずデータがどこからどこへ流れているのかを可視化するところから始めてみてください。